Télétravail : avantages et conseils

Même si en mai 2020, 85% des télétravailleurs  du confinement ont affirmé souhaiter le prolonger de façon régulière, la majorité a exprimé un fort besoin de réglementations et de protocole pour le mettre en place. Aujourd’hui, les entreprises peuvent difficilement se passer de ce mode de collaboration que représente le télétravail. Reste à s’organiser pour l’intégrer efficacement à son organisation.

Les avantages du télétravail

Longtemps anecdotique, le recours au télétravail permet cependant aux entreprises de nombreuses optimisations, tant sur le plan financier que sur celui de la productivité des salariés. 

• La réduction des coûts de fonctionnement

Moins de travailleurs dans ses bureaux, cela signifie moins de frais de fonctionnement pour l’entreprise. En effet, outre des m2 de bureaux qui vont être économisés, toutes les dépenses de maintenance (ménage, éclairage, dépense énergétique, organisation de la restauration, etc.. ) vont pouvoir être allégées. C’est ainsi qu’en mai 2020, Xavier Chéreau, DRH du groupe PSA annonçait que la mise en place du télétravail pour 40 000 salariés du groupe allait générer 20% de m2 en moins dans l’ensemble des bureaux.  La suppression du siège social à Rueil-Malmaison va permettre d’économiser en plus dix millions d’euros par an.

• L’autonomie des employés en télétravail

Nombreuses sont les études qui ont montré la satisfaction des employés qui ont l’opportunité de pratiquer le télétravail. Celle réalisée par Malakoff Méderic en 2019  (avant le confinement) montrait déjà que 9 télétravailleurs sur 10 estimaient gagner en autonomie et en efficacité, tout en se sentant moins fatigués. Participant ainsi au bien-être des salariés et à une plus grande souplesse dans l’organisation, le télétravail encourage l’engagement des collaborateurs envers leur employeur. 

• Les gains de temps et de productivité

En 2012, aux débuts de sa pratique, le ministère du Travail estimait un gain de 22% de productivité pour les salariés en télétravail. Même s’il est difficile de mesurer cette donnée pour chaque entreprise, il est certain que le télétravail permet de réduire la perte de temps dans les transports mais également de diminuer le taux d’absentéisme dans les entreprises. Cependant, il faut rester prudent avec ces chiffres car les études lancées pendant le confinement ont montré une baisse de la productivité de 1 à 3% pour les personnes ayant des enfants en bas âge non scolarisés du fait de la fermeture des écoles. 

Mettre en place le télétravail

• Le cadre légal du télétravail

Avant les années 2000, le recours au télétravail était alors très limité en France. D’ailleurs, le premier accord-cadre concernant le télétravail n’a été signé qu’en 2002.  Jusqu’en 2017, son usage a été très encadré, faisant l’objet d’un avenant dans le contrat de travail. 

En 2017,  la réglementation a été assouplie et la mise en place du télétravail peut désormais se réaliser sur simple accord entre le salarié et son manager.  Cependant, l’employeur peut refuser la demande d’un salarié à passer en télétravail s’il estime que son poste ne convient pas pour un travail à domicile ou parce qu’il considère que la performance du salarié peut en pâtir. 

De son côté, le salarié peut refuser la mise en place du télétravail, à l’exception des cas de force majeur comme les pandémies qui conduisent de fait l’entreprise à revoir son organisation (disposition prévue à l’article L. 1222-11). C’est cet article qui a permis à toute les entreprises de réagir face au Covid. 

• Les bons outils pour télétravailler

Ce que dit la loi est limpide, le télétravail doit assurer les mêmes dispositions aux salariés que le travail au bureau. A ce titre, le collaborateur doit pouvoir bénéficier des mêmes égards que celui qui exerce son métier dans les locaux de l’entreprise. 

L’employeur doit s’engager à garantir des conditions de confort et de sécurité optimale. Si les ordonnances de 2017 ne précisent pas les modalités de prise en charge des frais engagés pour garantir ces conditions (informatique, réseau, équipement, etc), la jurisprudence invite les entreprises à prendre en charge les frais engagés par le salarié pour travailler à distance. 

D’un point de vue pratique, il est conseillé aux entreprise de fournir les équipements nécessaires à un travail à distance de qualité : ordinateur portable, matériel audio, participation aux frais de la fibre ou de l’ADSL, éventuellement siège de bureau ergonomique.  Et bien-sûr, il s’agit de respecter également le droit du travail en vigueur (horaires de travail, pause déjeuner, congés payés, droit à la déconnexion, etc… ) 

Par ailleurs, des outils de collaboration, comme les solutions de communications unifiées permettront également de recréer totalement l’environnement de travail du salarié grâce à ses fonctions audio, vidéo, partage de documents, indicateurs de présence, etc.. 

• Adapter son management

Le télétravail demande aux managers de repenser fondamentalement leur pratique. En effet, cette organisation demande aux encadrants une plus grande part de confiance en leurs collaborateurs, dans la mesure où elle induit pour eux une plus grande autonomie. Les méthodes de contrôle du travail ne peuvent pas être identiques lorsque la distance est imposée. 

Ainsi il est préférable de donner des objectifs clairs, mesurables à échéance, sans volonté de contrôler les moyens de la réalisation du travail. Une tâche, une date de rendu et une disponibilité accrue du manager sont indispensables à la réalisation d’un bon travail. 

En effet, le manager se doit de garantir une présence, facile à mobiliser pour ses équipes. A distance, la salarié peut se sentir isolé et ne pas avancer comme il le ferait sur son lieu de travail. 

Pour les managers, il est indispensable de trouver un moyen et des rituels (réunion du matin, café à distance, call informel) pour maintenir l’esprit d’équipe et le travail en collaboration. Il ne faut pas hésiter à interroger ses équipes sur leur facilité à avancer dans une tâche et éventuellement leur proposer plusieurs organisations avant de trouver la bonne formule. 

Deux étapes pour initier un projet de télétravail

• Consulter les salariés

Un projet réussi passe immanquablement par une forte adhésion des équipes. C’est pourquoi, il est conseillé de recueillir l’avis des salariés. Leur expérience du travail à domicile forcé par la crise sanitaire peut constituer un premier point de départ à la réflexion. Car, certains télétravailleurs ont pointé leur besoin de maintenir la qualité de leurs interactions  sociales dans l’entreprise.  D’autres ont souffert de la profusion de réunions visio qu’induit le télétravail.  D’autres encore affirment ne pas réussir à couper et à faire valoir leur droit à la déconnexion. C’est pourquoi, il peut être intéressant d’interroger vos équipes à l’aide d’un questionnaire d’impact sur leur expérience propre du travail à distance et d’analyser point par point les leviers d’amélioration. 

• Rédiger une charte de télétravail

Privilégiez un accord collectif élaboré avec les représentants du personnel. Laissez émerger les idées des collaborateurs qui ont vraiment expérimenté le travail à distance pour concevoir l’accord le plus juste et plus efficace possible.

Le télétravail est un mode de travail encadré car il confère globalement les mêmes droits et devoirs que le travail au bureau. L’employeur formalise généralement le télétravail par le biais d’une charte unilatérale ou d’un accord collectif prévoyant point par point les modalités de son exercice : 

• Les conditions d’éligibilité du télétravail
• La fréquence du télétravail
• Les modalités d’acceptation par le salarié et l’employeur
• Les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail 
• L’organisation matérielle du télétravail
• Les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail
• La détermination des plages horaires de joignabilité

Enfin, il est conseillé de faire des bilans réguliers de l’usage du télétravail. Tous les ans, par exemple, il est judicieux d’évaluer le dispositif mis en place pour sans cesse en optimiser sa pratique.