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Comment organiser projets et missions lorsque la distance s’impose ? Cette période de crise nous conduit de fait à une remise en question de toutes les pratiques managériales. Coordonner, encadrer, motiver, fédérer… Tout savoir pour réussir à avancer ensemble par écrans interposés…
Pendant plusieurs semaines de grèves cet hiver, le télétravail a permis à 34% des salariés du privé de continuer leur activité (50% en IDF). Cette fois-ci, ce mode de collaboration s’impose pour toutes les entreprises qui le peuvent. Mais comment assurer la même productivité qu’en présentiel ? Comment tenir le rythme et conserver la dynamique entre collaborateurs ? Voici 4 règles à appliquer dès aujourd’hui.
Penser “objectif” et non “flicage”
Lorsqu’un individu travaille à distance, il est naturellement moins facile de suivre son activité que lorsqu’il se trouve installé au bureau en face du vôtre. D’un autre côté, le télétravail implique une certaine souplesse, une certaine confiance envers les employés : leur envoyer dix emails par jour pour être tenu au courant de leurs avancées n’est donc pas une option. C’est pourquoi il est important de définir à l’avance des objectifs bien précis, avec des jalons temporels pour chacun d’entre eux. Il existe, en outre, d’excellents outils de management à distance. C’est le cas de BambooHR, une plateforme de ressources humaines intuitive pour évaluer et récompenser ses équipes une tâche après l’autre. Ou encore de logiciels de gestions de projet comme Teamwork, Asana ou Trello, qui permettent de définir différents objectifs avec date de rendu, personnes impliquées et avancement. Des applications métiers spécifiques sont aussi disponibles dans chaque secteur d’activité.
Miser sur la communication
Lorsqu’on partage le même bureau, la communication se fait tout naturellement. Pour éviter mésententes et quiproquos, il est primordial de maintenir une communication fluide et réciproque en dépit de la distance. Heureusement les outils ne manquent pas. Outre les emails, les solutions de communications unifiées facilitent les échanges informels et permettent de demander rapidement des informations sur l’avancement d’un projet ou le retour d’un client. En outre, ce type d’outil est excellent pour maintenir le lien de certains employés qui travaillent à distance la majorité du temps. En effet, il est important de maintenir une vie d’entreprise.
“Il est primordial de maintenir une communication fluide et réciproque en dépit de la distance.”
Créer des rendez-vous
Organiser une réunion lorsque certains employés se trouvent à distance nécessite quelques précautions. Le télétravail ne doit pas désorganiser un service. On peut également se simplifier la tâche en recourant à un assistant virtuel spécialisé dans la prise de rendez-vous, comme JulieDesk ou x.ai. Très pratiques, ces systèmes mettent à disposition du manager un bot qui se charge de contacter les différents participants par email pour leur proposer une date correspondant à leurs disponibilités, puis leur envoie une invitation et un rappel le moment venu. Bonus : le bot jongle facilement avec les différences de fuseau horaire, très utile si certains employés se trouvent à l’étranger.
Opter pour la vidéo !
93% de la communication est non-verbale : pour bien gérer ses équipes à distance, il est donc capital de ne pas se contenter d’échanger par email et de prévoir régulièrement des appels, ou de préférence des vidéoconférences avec ses employés pour faire un point rapide sur la manière dont un projet avance, demander leur retour suite à un rendez-vous, ou tout simplement évaluer leur humeur et leur satisfaction au travail. Ces appels sont aussi l’occasion d’engager des échanges plus personnels, qui permettent d’établir du lien, se font naturellement au bureau et peuvent manquer lorsque l’on se trouve à distance.
Vous l’avez compris, le télétravail demande une méthode de travail rodée et un management repensé. Nul doute que ces quelques semaines peuvent être mises à profit pour revoir en profondeur nos process et ainsi gagner en efficacité.
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