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Pour offrir à son entreprise une flotte mobile efficace et sécurisée, il est recommandé de procéder avec méthode afin de disposer d’une bonne organisation logistique et, surtout, d’une solution adaptée. Comment gérer sa flotte mobile d’entreprise ? Quelle gestionnaire choisir ? Comment configurer les accès selon les salariés ? Comment paramétrer les lignes ? Enfin, quelles sont les solutions pour garantir la sécurité des données de l’entreprise ? On vous explique tout !
Qu’est-ce qu’une flotte mobile ?
Le terme de flotte mobile est la terminologie consacrée afin de parler de l‘ensemble des téléphones mobiles et des forfaits mobiles professionnels afférents que possède une entreprise. Chaque équipement de cette flotte mobile est réparti entre les salariés qui en ont besoin afin de remplir leurs missions respectives.
De la nécessité d’avoir un logiciel gestionnaire de flotte mobile
La question de l’usage du téléphone portable par les salariés dans le cadre de leurs missions a pris une nouvelle dimension avec la crise sanitaire de 2020. La généralisation du télétravail et le traitement de contenu à distance qui en a découlé ont rappelé aux gestionnaires que la question de la téléphonie était hautement stratégique.
Dans ce contexte, la question des équipements mobiles est devenue fondamentale en termes d’organisation logistique. De la qualité du réseau et de l’outil de gestion dépendent la qualité des échanges entre collaborateurs où qu’ils se trouvent et le maintien de la bonne croissance de l’entreprise.
La bonne gestion de sa flotte mobile d’entreprise est donc indispensable.
Le gestionnaire de flotte en téléphonie mobile : véritable tableau de bord centralisé (MDM, EMM)
Ainsi, avec la mobilité qu’il induit, le télétravail génère de nouveaux défis, notamment en termes d’exposition aux risques et de garantie de la sécurité des données contenues ou accessibles sur ces appareils mobiles. Il a renforcé la nécessité d’un EMM, Enterprise Mobility Management, version plus aboutie du MDM (Mobile Device Management), intégrant désormais l’administration des applications au sein de l’entreprise. L’EMM facilite la gestion centralisée de la flotte d’appareils mobiles (smartphones, tablettes, ordinateurs), où qu’ils se trouvent, et notamment lorsqu’ils ne sont plus protégés derrière le pare-feu de l’entreprise.
S’ajoute à cette réalité, le nouveau phénomène du BYOD (Bring Your Own Device) où les salariés utilisent leurs propres appareils mobiles pour travailler au sein de l’entreprise ou à distance. Ce qui accentue davantage encore leur vulnérabilité. Face à ces enjeux de sécurité mais aussi de conformité au RGPD, le déploiement d’une flotte mobile professionnelle, de tablettes ou d’ordinateurs portables doit répondre à un certain nombre de prérequis.
ÉTAPE 1 : sélectionner un outil de gestion de flotte mobile adapté à vos besoins
Tout projet de déploiement d’une flotte d’appareils mobiles commence par une phase d’audit et de conseil. Il est essentiel de faire un inventaire du parc. Menée par votre opérateur télécom, il s’agit en plus de qualifier les usages actuels (consommations mobiles, coût des forfaits mobile, restrictions d’utilisation ou non…) et les besoins présents (envoi de messages, e-mails…) de votre organisation. Cette étape préliminaire permet notamment de définir :
– Le choix des équipements en appareils mobiles,
– La sélection des systèmes d’exploitation (iOS, Android),
– Le degré de personnalisation (les applications sur l’écran d’accueil, les paramétrages wifi…),
– La politique d’administration et de sécurité.
Une fois cette analyse effectuée, il s’agira de mettre en place une solution d’EMM (Enterprise Mobility Management) adaptée à ses besoins. L’EMM permet de s’assurer que chaque équipement respecte les normes de sécurité édictées par l’entreprise. Depuis la console d’administration centralisée (qui est une interface web), l’organisation peut intervenir sur le fonctionnement des téléphones de la flotte et contrôler le contenu à distance.
Il est possible d’interdire en temps réel le téléchargement d’applications non-conformes, de manager la manière dont les données sont utilisées et partagées, restreindre certaines actions telles que « Enregistrer sous » ou « Copier-coller », et ceci, sur tous les devices de la flotte.
Grâce à cette console, en cas de vol ou de perte ou bien d’une tentative de piratage, la carte SIM d’un équipement peut être bloquée à distance, et/ou ses données effacées. En ce sens, la solution d’EMM est le gage d’une bonne organisation logistique et constitue un élément essentiel de la stratégie de cybersécurité de l’entreprise.
Outre la sécurité, l’EMM est un gage de gain de temps et de simplicité pour le gestionnaire de flotte qui n’a plus à paramétrer manuellement chaque appareil un par un, avant de pouvoir les remettre aux collaborateurs. Ces solutions sont devenues hautement stratégiques et incontournables pour assurer la performance des organisations. En prime, elles sont d’une prise en main aisée et rapide.
Également adaptées aux usages des appareils privés dans le cadre du BYOD, elles offrent la possibilité -selon un principe de « containerisation »– de créer un sas étanche entre les données et les applications relevant de la sphère personnelle et celles de la sphère professionnelle.
Votre opérateur de téléphonie peut vous proposer un « pack de mise en service EMM » permettant de choisir la solution adaptée à vos usages : MaaS360 d’IBM, MobileIron, Airwatch, XenMobile de Citrix, Meraki de Cisco ou Microsoft Intune.
ÉTAPE 2 : concevoir les caractéristiques de votre application d’EMM
Une fois ce cadre posé, votre opérateur en téléphonie mobile vous accompagne afin de décider de la stratégie de configuration et d’intégration adaptée à votre organisation.
Quels sont les profils types d’utilisateurs (personae) ? Comment les catégoriser par service ou statut hiérarchique ? Comment organiser l’accès aux outils et serveurs en fonction des besoins professionnels inhérents à leurs postes ? Voici les questions auxquelles l’entreprise doit répondre. Les réponses sont déterminantes pour concevoir les caractéristiques de la solution d’EMM.
En effet, les commerciaux n’auront, par exemple, pas accès aux mêmes outils, aux mêmes contenus à distance et aux mêmes serveurs partagés que leurs collègues de la comptabilité. Un équipement appartenant à l’entreprise ne sera pas paramétré comme un appareil mobile propriété d’un salarié.
Ainsi, la mise en place d’une solution de gestion de flotte mobile d’entreprise adaptée à la réalité du terrain passe par une analyse précise de l’organisation salariale et des usages de chaque profil utilisateur.
Et en cela, chaque entreprise est unique.
L’équipe projet procède ensuite à une phase pilote (Proof of Concept) afin de pouvoir tester les paramétrages sélectionnés et à une formation de l’administrateur gestionnaire de la flotte mobile avant de procéder au déploiement généralisé.
ÉTAPE 3 : enregistrer tous les équipements avant le déploiement
Le déploiement se fait selon deux modalités, à choisir par l’organisation cliente.
Une entreprise peut choisir un enrôlement manuel. Dans ce cas, elle est généralement accompagnée par son opérateur, qui va l’aider à enregistrer un ou deux premiers appareils. Puis, elle répétera en toute autonomie l’opération pour le reste de la flotte mobile. Selon la typologie de l’organisation, cette tâche peut vite s’avérer fastidieuse.
Pour faciliter le paramétrage et la gestion de sa flotte mobile, l’entreprise peut sélectionner l’enrôlement automatique qui permet, lui, d’industrialiser l’inscription des équipements en transférant, sans intervention humaine, les numéros de série des appareils (numéros IMEI) vers la solution EMM.
Ainsi identifiés, les équipements sont déployés selon le mode de configuration prédéfini en fonction des profils. Cette inscription automatique se fait via les plateformes propres à chaque constructeur selon la marque et le système d’exploitation des appareils mobiles :
– Apple Business Manager (ABM) pour les smartphones Apple,
– Knox Mobile Enrollment (KME) pour les smartphones Samsung,
– Zero Touch Enrollment (ZTE) pour les autres appareils Android.
ÉTAPE 4 : monitorer les aspects opérationnels au quotidien
Une fois tous les équipements de la flotte mobile enregistrés, la solution d’EMM permet de les administrer, de les sécuriser et de les mettre à jour à distance. Cette gestion opérationnelle peut être réalisée directement par l’entreprise qui, dans ce cas, choisit de gérer elle-même sa flotte mobile au quotidien. Elle peut, aussi, être déléguée à son opérateur téléphonique. Ce choix peut aussi être évolutif afin de s’adapter aux nécessités actuelles, mais aussi à venir de la société.
À noter que certaines offres de services managés impliquent que l’opérateur administre, pour l’entreprise, la solution d’EMM (gestion des applications, des anomalies et des alertes…), la maintienne en conditions opérationnelles (mises à jour, renouvellements de certificats…), et effectue les opérations courantes liées aux utilisateurs, comme l’ajout et la suppression d’un équipement, ou l’effacement de données à distance.
Analyse, paramétrage, déploiement ou encore gestion opérationnelle, les outils proposés sont agiles et évolutifs. Chaque entreprise a des besoins particuliers, mouvants. Et les solutions d’EMM sauront répondre aux caractéristiques de votre organisation et accompagner votre croissance !
La gestion de flotte mobile en 5 questions clés :
> Qu’est-ce qu’une flotte mobile logistique ?
Ce terme désigne l’ensemble des téléphones, tablettes et autres contenus dans le parc d’appareils mobiles de l’entreprise. Au sein d’une flotte mobile, les abonnements ne sont pas souscrits par personne, mais font partie d’une offre groupée.
> C’est quoi l’intra-flotte ?
C’est tout ce qui relève des échanges qui peuvent avoir lieu entre les appareils faisant partie de la flotte (communications gratuites et illimitées…).
> Qu’en est-il de la sécurité des appareils de la flotte ?
Comme c’est le cas pour un appareil unique, il est essentiel d’assurer la sécurité des appareils mobiles en flotte d’entreprise. Cette sécurisation passe par les outils internes à l’appareil (système de sécurisation des données natif), mais aussi par des outils externes (antivirus, gestionnaire de mots de passe, etc.). Ces derniers font partie intégrante des EMM.
> Quelle est la différence entre EMM et MDM ?
Les solutions d’EMM, Enterprise Mobility Management, sont des versions plus abouties des MDM (Mobile device management). Outre permettre la gestion centralisée de la flotte d’appareils mobiles de l’entreprise (smartphones, tablettes, ordinateurs) et en assurer la sécurisation, notamment lorsqu’ils ne sont plus protégés derrière le pare-feu de l’entreprise, les EMM intègrent en plus l’administration des applications utilisées sur ces interfaces au sein de la société.
