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Après deux expériences de confinement en seulement quelques mois, les entreprises ont pris conscience du besoin d’assurer à chaque collaborateur un confort optimal pour travailler à la maison. Beaucoup d’entre nous se sont habitués au télétravail à 100 %, mais pour quelle efficacité ? Réseau, outils, planning, équipements, cohésion : 5 points clés pour optimiser les conditions de télétravail !
1 – Un réseau satisfaisant
Réjouissons-nous ! Les enfants sont heureusement retournés à l’école. La connexion internet s’en trouve améliorée pour beaucoup. Ni gaming, ni streaming… du moins jusqu’à leur retour. Si ça n’est pas le cas, ou que la connexion familiale est décevante, notamment pour la visio, il est conseillé de commencer par tester le débit du domicile. Pour cela, de nombreux sites existent dont celui de Google qui permet de connaître la vitesse de son réseau. En fonction du résultat, le télétravailleur peut prendre contact avec son opérateur pour étudier la pertinence de son abonnement. Concernant la fibre, il existe plusieurs options allant généralement de 300 Mbit/s à 2 Gbit/s. Si la connexion est mauvaise et qu’elle ne peut pas être améliorée, le salarié peut demander à son entreprise de commander auprès de son opérateur des clés 4G ou même des routeurs 4G permettant de se dissocier des usages familiaux et d’assurer des performances parfois meilleures que la fibre.
En dessous de 25Mbit, vous pouvez rencontrer des difficultés, il est conseillé de s’équiper en clé 4G
2 – De bons outils collaboratifs
Même si beaucoup de solutions grand public ont émergé cette année pour permettre aux équipes de maintenir des conditions d’échange et de collaboration, il est important pour l’entreprise d’en encadrer les usages, à la fois pour garantir des conditions de sécurité suffisantes mais aussi pour s’assurer de la bonne vision d’ensemble de tous ces usages à distances. C’est pourquoi il est conseillé aujourd’hui de se doter d’une solution de communications unifiées performante et flexible qui permettra de fonctionner de façon presque identique à une organisation présentielle (messagerie, visioconférence, convergence fixe-mobile, réunion audio et vidéo, partage d’écran, etc. ) et qui pourra s’adapter à chaque organisation. Contactez les opérateurs en charge de vos réseaux, ils sauront vous conseiller.
3 – Un planning optimisé
Un questionnaire mis en place par Linkedin après le premier confinement a permis de mettre en lumière les problématiques de charge de travail et de temps de travail. En effet, 71,9 % des télétravailleurs ont tendance à davantage travailler. La fréquence des réunions a augmenté dans 37,3 % des cas et la charge de travail dans 40,5 % des cas. Un débordement sur la vie privée est évoqué pour 52,9 % des répondants.
Pour y remédier et éviter une recrudescence des cas de burn-out, il est vivement conseillé aux entreprises et à leurs managers de mettre en place des horaires de connexion et de veiller au droit à la déconnexion. Pour cela, il s’agit de fixer des horaires précis, y compris pour la pause déjeuner. Il peut s’avérer également utile de mettre en place des systèmes de contrôle d’envois de mail pour éviter le mail du boss à 23h tous les soirs. Des outils de programmation d’envoi existent, ils retiennent les mails (écrits à 2h du matin par exemple) pour ne les envoyer qu’aux heures d’ouverture de l’entreprise. Certaines solutions plus drastiques prévoient la déconnexion des serveurs pendant la nuit et les week-ends. Bien sûr, il existe aussi la méthode douce, avec un peu de pédagogie et des conseils simples, on arrive aussi à faire changer les pratiques. C’est un défi pour les managers de fonctionner complètement à distance. Le collaborateur comme le manager doivent repenser leur méthode et apprendre à ne plus se croiser physiquement.
4 – Des équipements de qualité
C’est sur ce terrain que les entreprises sont les plus en retard. En effet, il est très difficile d’uniformiser le confort des salariés lorsque chacun exerce son activité à domicile dans des conditions qui n’ont rien de professionnelles. Par ailleurs, chaque domicile est différent. Certains disposent d’un bureau isolé, d’autres sont obligés d’investir une chambre ou même le salon. Ce qui est sûr c’est que les ostéopathes et les kinésithérapeutes ont connu une recrudescence des consultations pour des maux de dos liés à de mauvaises postures en sortie du premier confinement. Stéphane Gicquel, ostéopathe à Neuilly-sur-Seine, en région parisienne confirme : “Depuis le 1er confinement, le nombre de patients qui viennent à mon cabinet pour des cervicalgies, lombalgies ou dorsalgies liées à la posture en télétravail a augmenté de 25%”.
C’est pourquoi, certaines start-ups comme la société Flexlab ont développé des solutions d’achat d’équipements qui proposent aux entreprises des systèmes d’abonnements payés par l’employeur et utilisés par le collaborateur pour s’équiper en fauteuils, tables, machines à café, imprimantes, casques audio, qui permettent un plus grand confort à la maison.
Capture de la landing page de Flexlab.fr
5 – Des rendez-vous de convivialité
Enfin, ce qui peut poser un problème à plus long terme, c’est aussi le sentiment d’isolement et le manque d’échanges informels entre les équipes. Car il est difficile de créer ces moments de partage à distance et en ligne. Certaines initiatives comme celle de se fixer 30 min de discussion “machine à café” par semaine sont faciles à mettre en place. Pour continuer à mobiliser ses équipes et à assurer une cohésion entre les collaborateurs, de nouvelles offres de team building ont vu le jour, comme celle de l’escape game Prizoners à Paris qui proposent des programmes à distance permettant de rassembler jusqu’à 200 collaborateurs sur le même jeu.
Que ce soit une obligation (à cause des contraintes sanitaires) ou un réel changement à long terme dans les pratiques, le télétravail doit continuer de permettre à chacun d’exercer son activité dans les meilleures conditions. Une grande part de cette réussite est entre les mains des entreprises qui vont devoir s’organiser et investir pour pérenniser ce mode de collaboration. Elles pourront dans tous cas compter sur leur opérateur comme sur un partenaire idéal.
