Facturation électronique : la dématérialisation reportée à 2026 !

Une bonne nouvelle pour ceux qui n’étaient pas prêts !  L’obligation de dématérialisation des documents et plus précisément des factures va progressivement entrer en vigueur. Initialement prévue pour 2024, elle a été reportée en 2026… Explications 

Facturation électronique : qu’est-ce que la dématérialisation en entreprise ?

C’est le processus de transformation (numérisation) des documents et des données d’un support physique vers un support numérique.

Cette numérisation implique la conversion des documents papier en fichiers électroniques, ainsi que la mise en place de systèmes de gestion électronique de documents pour stocker, organiser et gérer ces fichiers. Cette nouveauté nécessitera aussi de mener une conduite du changement en interne : formation des collaborateurs , période de prise en main et accompagnement des nouvelles pratiques.

Facture électronique : comment ça fonctionne ?

Prévue en 2024 mais repoussée à 2026, les entreprises assujetties à la TVA en France devront émettre, transmettre et recevoir les factures sous format numérique, lors de leurs transactions avec d’autres entreprises assujetties. Elles devront également faire les démarches pour transmettre à l’administration fiscale les données de facturation, ainsi que les données relatives aux opérations non domestiques (hors de France) ou avec une personne non soumise à la TVA.

Quel est le but de la dématérialisation ?

« Cette réforme voulue par l’État poursuit plusieurs objectifs, dont celui de renforcer la lutte contre la fraude à la TVA. La généralisation de la facturation électronique permettra aussi un gain de temps et de productivité pour les entreprises lors de la déclaration de leur TVA. La dématérialisation des documents leur permettra aussi de mieux sécuriser les relations commerciales entre opérateurs privés (notamment pour éviter la fraude au président) et d’améliorer la connaissance par l’État de la conjoncture économique » déclare Guillaume Woerner, Directeur Telecom, Media & Entertainment chez Sopra Steria Next.

Les dates clés de la mise en place de la facturation électronique et de la E-facture

Le déploiement de l’obligation de facturation au format numérique[1] se fera progressivement, en tenant compte de la taille des entreprises. Cela permettra à chacune d’entre elles de s’approprier ses nouvelles normes dans les meilleures conditions. La facturation électronique s’appliquera au :

• 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises (au lieu du 1er juillet 2024) ;
• 1er septembre 2026 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) (au lieu du 1er janvier 2025) ;
• 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises (au lieu du 1er janvier 2026).

Les avantages des formats dématérialisés

La facturation électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises, notamment :

1. La réduction des coûts : grâce à la suppression de l’impression, l’envoi postal, la gestion et le traitement des factures, ainsi que le stockage physique des documents.

2. Un gain de temps : l’automatisation des démarches de facturation réduit le temps nécessaire pour émettre et recevoir des factures. Elle permet également de réduire les erreurs de saisie manuelle dont le temps de correction.

3. L’optimisation de la trésorerie : la transmission plus rapide et efficace des factures réduit les délais de paiement et permet de mieux gérer les flux de trésorerie.

4. La simplification des échanges : la transmission plus rapide et plus efficace des factures facilite également leurs suivi, en permettant une consultation sur les services en ligne à tout moment.

5. Le respect de l’environnement : grâce à la mise en place de la numérisation, il n’y aura plus d’ impression des factures, et l’impact environnemental sera diminué.

E-invoicing et e-reporting : Comment dématérialiser les documents ?

Cette réforme de dématérialisation des documents permet à la France de poursuivre son plan de modernisation de la vie économique des entreprises.

Elle repose sur deux grands piliers :

– La généralisation de la facturation au format numérique (ou « e-invoicing»),

– La transmission de données complémentaires (ou « e-reporting »).

« L’e-invoicing est l’obligation de transmission électronique des factures. Cela correspond à l’envoi d’un flux de facturation, avec des données structurées, entre un émetteur (vendeur) et un acheteur. Cela se traduit par la disparition de la facture papier telle qu’elle existe aujourd’hui et la transformation du PDF traditionnel en un flux de données », explique Guillaume Woerner.

NB : Les entreprises non soumises à la TVA continueront à utiliser des factures au format papier ou PDF.

Par ailleurs, les entreprises vont devoir transmettre à l’administration fiscale certaines informations (c’est le volet e-reporting) relatives aux opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique. Cette démarche s’applique notamment aux entreprises soumises à la TVA en France et qui commercent avec des particuliers (et plus largement des non assujettis) ou avec des entreprises non établies sur le territoire national.

Plateforme de Dématérialisation Partenaire et Portail Public de Facturation : de nouveaux acteurs entrent en jeu

L’ensemble de ces flux vont transiter par des plateformes appelées « Plateformes de dématérialisation partenaires » (PDP). « Ces plateformes certifiées seront chargées de router les flux qui partent des vendeurs vers les acheteurs, tout en transmettant certaines informations à l’État. Elles effectueront des contrôles afin de s’assurer que les flux sont conformes aux normes et adresseront ces flux soit à la plateforme PDP de l’acheteur, soit au Portail Public de Facturation », détaille Guillaume Woerner.

Le Portail Public de Facturation sera une solution accessible gratuitement par tous les assujettis émetteurs et récepteurs de factures, qu’ils soient privés ou publics. Les modes d’échanges des données seront ceux déjà utilisés par les entreprises dans le cadre de Chorus Pro, la solution mutualisée de facturation mise en place pour tous les fournisseurs de la sphère publique (État, collectivités territoriales…).

« Avec la réforme, les acheteurs ne récupèreront plus les factures directement de leurs fournisseurs mais soit de leur PDP, soit du Portail Public de Facturation (PPF).» 

«Les entreprises vont donc devoir choisir entre deux solutions de dématérialisation : passer par une PDP ou par le PPF. Si elles choisissent le service PDP, la question se posera de savoir si elles prennent une seule PDP ou plusieurs : une plateforme pour les factures entrantes et une autre pour les sortantes », note Guillaume Woerner.

Le rôle de l’annuaire central

Le Portail Public de Facturation sera doté d’un annuaire central des entreprises dont l’objectif sera de :

– Garantir la fiabilité en matière de transmission des factures électroniques ;

– Garantir la transmission des factures électroniques au bon destinataire ;

– Faciliter l’interopérabilité entre les différentes plateformes de dématérialisation.

Toutes les entreprises doivent désormais investir du temps et mobiliser des ressources internes ou externes pour bien comprendre la réforme qui est en cours de déploiement. Elles devront dans un second temps choisir entre PDP et Portail Public de Facturation et, en cas de PDP, choisir le prestataire qui correspond le mieux à leurs critères.

Ce qu’il faut retenir :

• La dématérialisation (numérisation) des factures deviendra obligatoire en 2026 pour les entreprises assujetties à la TVA en France. Les fournisseurs devront aussi soumettre à l’administration fiscale les données relatives aux opérations non domestiques.
• Les entreprises non soumises à la TVA continueront d’utiliser des factures papier ou PDF,
• La mise en place de l’obligation de facturation au format numérique se fera progressivement en tenant compte de la taille des entreprises.
• Cette réforme vise à renforcer la lutte contre la fraude à la TVA, à améliorer la productivité et la sécurité des échanges commerciaux entre entreprises et à permettre une meilleure connaissance de la conjoncture économique par l’État.
• La facturation électronique présente plusieurs avantages pour les entreprises, notamment la réduction des coûts, le gain de temps grâce au E-reporting, l’optimisation de la trésorerie, la simplification des échanges et le respect de l’environnement