Travail à distance : mode d’emploi

Le travail à distance, que l’on appelle désormais communément télétravail s’est rapidement imposé dans nos organisations professionnelles. La dynamique a débuté sur la précédente décennie, et le covid-19 est venu bousculer et accélérer cette tendance montante. Si les avantages semblent nombreux pour les employés comme les employeurs, pour rester efficace à distance, un peu d’organisation et de bons équipements sont indispensables. Définition du télétravail, avantages et recommandations. On vous dit tout.

 Le télétravail, ou la nouvelle manière d’aborder le travail

Le télétravail a effectivement émergé comme une nouvelle norme dans le monde professionnel. Cette pratique redéfinit le lieu de travail traditionnel en permettant aux salariés d’accomplir leurs tâches professionnelles en dehors du bureau physique placé au sein de l’entreprise. Ainsi, cette évolution a considérablement modifié la manière dont les employeurs envisagent les contrats de travail, mettant en lumière la flexibilité et l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Mais comment définir le télétravail ?

Une définition pour le télétravail : c’est quoi travailler à distance ?

Ainsi, selon le dictionnaire Le Robert :

« Le télétravail est une activité professionnelle exercée à distance (d’une entreprise), grâce aux outils de télécommunication« .

Ainsi, tout travail réalisé pour le compte d’une société en dehors des locaux de cette dernière (à domicile, en déplacement…) est du télétravail. Un peu à l’exemple du mode de fonctionnement des travailleurs indépendants.

À noter que dans le cadre du télétravail, le temps de travail peut être plus flexible, permettant aux employés de gérer leur emploi du temps de manière autonome. Ainsi, le travail à distance redéfinit non seulement le lieu traditionnel d’emploi, mais également les modalités temporelles et organisationnelles permettant d’acquérir une plus grande autonomie dans l’accomplissement de leurs missions.

Un mode de travail qui va croissant

Ainsi, ce n’est pas pour rien que le travail à distance gagne en popularité depuis quelques années.

Il est en plein développement depuis la fin des années 2010, comme le stipulent notamment les chiffres du baromètre européen 2018 (1) du voyage d’affaires American Express Global Business Travel, indiquant une augmentation de 3% des dépenses liées aux déplacements professionnels dès 2017, preuve des déplacements accrues des collaborateurs. Depuis, la vie professionnelle ne se cantonne réellement plus au bureau. Et cette tendance s’est notablement accélérée, par la force des choses, avec la pandémie du covid-19 et dans les années qui ont suivi.

Selon une étude sur le télétravail menée par la Dares (Direction de l’animation de la recherche, des études et des statistiques) et publiée en juin 2021 :

En 2021, 4070 accords d’entreprise ont été signés concernant le télétravail, passant de 8% en 2017 à 21% en 2021. Cette croissance n’a pas cessé, et en 2023 on estime le pourcentage du télétravail en entreprise à 56%.

Quels sont les avantages du télétravail ?

L’enthousiasme face au travail à distance est donc considérable, et ce pour différentes raisons.

Du côté des collaborateurs, le télétravail offre davantage de flexibilité temporelle, réduit les temps de trajet, et permet de travailler dans un espace plus personnalisé. Ainsi, ces différents aspects permettent aux employés de bénéficier de davantage de confort, d’économies de temps et, plus largement, d’avoir une réduction notable du stress.

Du côté des employeurs, de l’avis général, le télétravail peut accroître la productivité (car les collaborateurs sont moins interrompus dans leurs missions qu’au bureau), permet de réaliser des économies significatives en termes de coûts immobiliers ou logistiques et offre aussi la possibilité aux recruteurs d’élargir leur vivier de candidats dans le cadre des offres d’emploi proposées car lieu de travail versus lieu de résidence n’ont plus d’importance.

Les enjeux d’une bonne organisation du travail à distance

Toutefois, il ne s’agit pas simplement de travailler à distance pour bénéficier de l’ensemble des avantages de cette façon de travailler ; car le télétravail sans une organisation adaptée peut être préjudiciable pour chacune des parties, employés et employeurs. En effet, ne pas être en face à face avec ses collègues nécessite notamment l’usage de certains outils pour maintenir une bonne communication. Tour d’horizon des indispensables du télétravailleur.

Travailler via internet : l’importance d’une connexion fiable et sécurisée

La grande inconnue (et donc le grand stress) lors d’un déplacement professionnel réside dans la capacité à se connecter à Internet. Pour faire face à cela, progressivement les gares et aéroports – et à plus forte raison, leurs espaces dédiés aux voyageurs pro – se dotent de réseaux wifi performants accessibles à tous. C’est le cas également dans les trains et les avions.

Mais ces wifi publics sont souvent peu sécurisés et peuvent mettre en péril les données des entreprises. La meilleure solution pour rester connecté partout : les solutions et forfaits Hotspot wifi proposées par les opérateurs. Elle donnent accès à une connexion qui permettra non seulement de surfer sur Internet mais surtout de récupérer les documents et données stockés sur le VPN, réseau virtuel privé mis à disposition des salariés de certaines entreprises pour se connecter au réseau interne à distance et en toute sécurité.

Travailler à domicile ou en extérieur : le nécessaire équipement

Travailler en voyageant ou à domicile, c’est être prévoyant, organisé et surtout bien équipé. Evidemment, une des premières pierres en la matière c’est d’avoir un téléphone professionnel fiable et adapté à son activité. De plus, pour éviter le coup de la panne de batterie par exemple : ne partez jamais sans votre station de chargement. On conseille particulièrement les modèles fonctionnant par induction électromagnétique, adaptés aux téléphones et tablettes et permettant de brancher plusieurs appareils en même temps, sans fil.

Autre préoccupation : la concentration, principale galère du travail nomade. Malgré des tentatives de zones dédiées au silence dans les transports, un trajet en toute quiétude n’est jamais garanti. Pour se faciliter la tâche, on peut privilégier les places isolées, contre une fenêtre ou un hublot, et investir dans un casque anti-bruit qui coupe de l’activité environnante. En plus de vous plonger dans une bulle calme, certains modèles dotés d’un micro à réduction de bruit évite à vos interlocuteurs d’entendre le brouhaha ambiant lors de vos appels.

Enfin, côtés forfaits, et notamment si le télétravail se déroule momentanément à l’étranger, hors zone UE, les opérateurs téléphoniques proposent des options internationales à l’image de celles de Bouygues Telecom Entreprises.

En cas de travail à la maison : bien penser son espace dédié au travail

Pour optimiser son espace de travail à domicile, il est essentiel de créer un environnement propice à la concentration et à la productivité.

Tout d’abord, définir un lieu dédié au travail permet de séparer clairement les sphères professionnelle et personnelle. Un élément déterminant, même sur les petites surfaces, afin de bien distinguer ce qui relève du temps de travail. Un point d’importance pour maintenir à la fois concentration professionnelle et bien-être à son domicile.

De plus, un mobilier ergonomique n’est pas une dépense inconsidérée. Au contraire, ce mobilier favorise le confort durant les heures de travail : siège ergonomique, souris adaptée, clavier à la bonne hauteur. L’organisation de l’espace avec des rangements adéquats contribue aussi à maintenir un environnement ordonné afin d’avoir les idées claires pour travailler. Enfin, il est recommandé de prévoir des pauses régulières et d’intégrer des éléments inspirants, tels que des plantes ou une décoration motivante, pour favoriser un état d’esprit positif et productif.

Collaborer à distance : quelles plateformes pour organiser les réunions ?

Maintenir le lien avec ses équipes, voilà un des défis pour chacun des collaborateurs et une gageure pour les responsables du personnel et les managers

En effet, dans le cadre du travail à distance, il faut rester joignable à tous moments. De plus, il faut pouvoir garantir une réactivité optimale même lors d’un déplacement. Des nécessités aujourd’hui facilitées par les outils collaboratifs et toutes les solutions de communications unifiées proposées notamment par les opérateurs qui en plus des services téléphoniques de base (renvoi d’appels, gestion de présence, transferts, ou messagerie vocale) intègrent le partage de documents, de liens, d’applications ou de données quelque soit le réseau utilisé.

Enfin, les solutions sont désormais multiples en matière de solutions de téléphonie d’entreprise et de communication.

Conduire des projets : les indispensables outils et logiciels du télétravailleur

Autre point capital, pour mener à bien la conduite de certains projets, les collaborateurs exerçant également en télétravail ont besoin d’outils et de logiciels accessibles depuis n’importe quel endroit.

Parmi eux, des application de visioconférence (Zoom, Meet, Teams…), mais aussi des logiciels collaboratifs à l’exemple des messageries instantanées, des outils de gestion de projets, ou encore des espaces de stockage pour les données.

Bonne nouvelle : bon nombre d’entre eux sont gratuits, permettant ainsi d’assurer la créativité des collaborateurs, leur offrant un gain de temps tout en effectuant un possible archivage des données et en favorisant l’esprit d’équipe malgré la distance.

Ce qu’il faut retenir :

• Une définition : « Le télétravail est une activité professionnelle exercée à distance (d’une entreprise), grâce aux outils de télécommunication« .
• Le recours au travail à distance est croissant avec la signature de nombreux accords d’entreprise à ce sujet, passant de 8% en 2017 à 21% en 2021 par exemple.
• Pour télétravailler dans de bonnes conditions, il est indispensable de : bénéficier d’une connexion internet fiable et sécurisée, de s’équiper d’outils informatiques performants et d’options téléphoniques adaptées, de créer son espace de travail avec des équipements adaptés, de sélectionner des plateformes permettant de communiquer à distance, ainsi que d’installer ses logiciels adéquats.

Source : 

1. Baromètre européen 2018 : https://www.amexglobalbusinesstravel.com/fr/press-room/evp-2018-american-express-global-business-travel-devoile-resultats-barometre-europeen-voyage-daffaires-2018/