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Quand l’un arrive et l’autre part… commence alors le casse-tête du gestionnaire de flotte. Pourtant, aujourd’hui, de nombreuses solutions lui permettent de gérer au mieux ce process incontournable du quotidien des entreprises. Explications.
En 2018, la France a connu un taux de turnover moyen de 15,1 % contre 13,7 % en 2013. Aujourd’hui autour de 15% en moyenne en France, le turnover peut atteindre 20% à 30% dans le secteur du retailet même des taux 2 fois supérieurs dans l’hôtellerie-restauration. Au-delà des problématiques de fuites de compétences, de ralentissement de l’activité, de contingences liées au recrutement ou à la formation de nouveaux entrants dans l’entreprise, les entreprises sont confrontées à des difficultés qui peuvent paraître triviales, mais n’en sont pas moins complexes à surmonter. Parmi ces difficultés, celle de l’équipement…
Gérer la logistique
Lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise ou que son successeur rejoint l’effectif, la première contrainte est logistique. « Dans tous les cas, cela implique un point de contact physique pour reprendre ou mettre le smartphone à disposition du collaborateur, explique Mélanie Soubeille, Chef de produit Marketing Services Mobiles pour Bouygues Telecom Entreprises, mais ce rendez-vous est loin d’être la principale difficulté ». En effet, en amont de la remise du smartphone au nouvel entrant, il faut que le terminal ait été correctement configuré, préparé, et même enrôlé sur la solution EMM (Enterprise Mobility Management). Quant au mobile du collaborateur qui quitte l’entreprise, il doit alors entrer dans un nouveau cycle de vie. « Il faut organiser la restitution mais surtout l’effacement des données, et la remise en état/service du smartphone », indique l’experte. Dorénavant, grâce aux solutions EMM, il est possible de supprimer les données à distance. Le gestionnaire de flotte veillera également, avec les responsables informatiques, à ce que l’ensemble des comptes d’accès du collaborateur au système d’information soient désactivés. Pour les nouveaux entrants, il existe désormais l’enrôlement (enregistrement de terminaux dans la solution EMM) automatique qui permet de déployer rapidement toutes les configurations et applications d’entreprise sur les terminaux, sans action manuelle sur les mêmes. Certaines entreprises plus soucieuses du confort de leurs collaborateurs pourront faire le choix d’externaliser cette mission. De nouvelles prestations, assurée par des “mobile coachs”, se développent progressivement pour accompagner les entreprises.
Un partage de l’information en temps réel
Si les mesures à prendre pour organiser la remise ou la reprise d’un smartphone se sont simplifiées grâce aux solutions EMM, elles nécessitent toutefois une organisation interne optimale, « un vrai projet de “désilotage”, observe Mélanie Soubeille, car plusieurs entités ou services de l’entreprise sont concernés : Ressources humaines, SI, Gestionnaire de flotte mobile, les Achats. Grâce aux solutions de gestion de flotte mobile, le partage d’informations entre ces différents services peut être facilité ». Le service RH doit pouvoir automatiser l’information d’arrivée ou de départ d’un collaborateur. Le reste du processus peut alors entrer en action. « L’interface avec le service RH implique un rapprochement informatique entre deux univers, confie Mélanie Soubeille, mais celui-ci n’est pas si difficile à opérer ». En effet, sous l’effet du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données personnelles), chacun est désormais sensibilisé à l’enjeu lié à la sécurité des données.
Coach mais pas que…
Par ailleurs, du fait du développement des usages mobiles, « De nouvelles prestations, assurée par des “mobile coachs”, se développent progressivement pour accompagner les entreprises, indique Mélanie Soubeille, non seulement remettre le smartphone au nouvel entrant, mais aussi de le former aux règles de sécurité édictées par l’entreprise et aux applications métier préinstallées sur le mobile. Présente chez le client, ce prestataire joue un rôle pivot entre RH et SI et facilite grandement la gestion du Turn over !».
Autre nouveauté à étudier pour gérer toujours mieux cette rotation, le service de leasing nouvellement mis en place par les opérateurs, qui permet une gestion plus agile de sa flotte et bien sur également l’optimisation du nombre de terminal en service. Cerise sur le gâteau : ces offres prévoient la gestion de la seconde vie des terminaux dont vous n’avez plus besoin !
