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Ne vous y trompez pas, hors Europe, les frais de roaming sont toujours appliqués et peuvent avoir une incidence forte sur les factures mobiles des salariés. Entre forfaits adaptés aux profils d’utilisation, sensibilisation des collaborateurs et restrictions techniques, mais aussi pass 24h ou options évolutives, bien des solutions existent pour éviter les mauvaises surprises en termes de données en itinérance ! On fait le point.
Les cartes du roaming redistribuées depuis 2017
Depuis le 15 juin 2017, pour les professionnels comme les particuliers, les communications téléphoniques et les données en itinérance sur vos appareils mobiles ne font plus l’objet de surcoût dans 27 pays européens.
Une bonne nouvelle qui a, à l’époque, ravi les consommateurs et métamorphosé les usages ; entrainant toutefois l’oubli que cette absence de surcoût n’existait qu’en Europe. Une carte des zones roaming Bouygues Telecom Entreprises est d’ailleurs disponible en ligne.
Une définition de l’itinérance : c’est quoi le roaming ?
Car, en effet, ces frais supplémentaires liés à l’usage roaming existent bel et bien toujours hors de l’espace européen ! Mais qu’est-ce exactement que le roaming ?
Le roaming est un terme anglais. Il signifie « itinérance de données » et renvoie au fait de pouvoir utiliser sur votre appareil mobile toutes les fonctions d’origine de votre forfait lorsque le réseau de votre opérateur n’est toutefois pas disponible : appels, échanges de SMS illimités et de MMS, internet, etc.
Ce roaming est possible grâce aux accords bilatéraux passés entre opérateurs de différents pays. On parle alors d’utilisation des données à l’étranger ou encore de données en roaming, auxquelles s’appliquent parfois des frais d’itinérance.
Où s’appliquent les frais associés au mode roaming ?
Ainsi, si le roaming est rendu possible sur vos appareils mobiles par ces accords au sein de l’Union européenne et par la technologie, il n’en demeure pas moins qu’hors Europe, la règlementation n’est pas la même. Hors UE en effet, le roaming occasionne toujours des surcoûts, pouvant générer de grandes augmentations du montant des factures. Grands voyageurs ou bien utilisateurs professionnels voyageant moins, en matière de roaming il est toujours important de prendre les devants.
Assurément, pour que vos collaborateurs voyagent et travaillent sereinement, la question du roaming et des frais d’itinérance s’anticipe par la prise de simples dispositions : analyse de la formule de l’abonné et adaptations, mise en place d’options d’itinérance, activation de formules au moment du voyage, etc.
Comment avoir un profil roaming adaptés sur mon téléphone professionnel ?
Ainsi, comment bénéficier sur son téléphone professionnel d’un accès à toutes les options en roaming hors Europe (sms illimités, réseau mobile, accès à internet…) ? Comment profiter de l’accès à toutes vos données à l’étranger, sans toutefois avoir des frais supplémentaires exorbitants ? Pour cela, il suffit simplement de bien connaître les usages des collaborateurs ainsi que d’anticiper le déplacement réalisé dans le cadre du travail et de sélectionner si besoin la formule la mieux adaptée.
Se baser sur les profils usagers pour bien sélectionner la formule
Pour commencer, la notion de profils d’usagers est effectivement cruciale. En tant que gestionnaire de flotte mobile, vous êtes face à un dilemme. D’un côté, vous êtes garant de la productivité des collaborateurs qui doivent pouvoir exploiter le plein potentiel de leurs solutions mobiles. De l’autre, vous devez tout mettre en œuvre pour éviter les dépassements de facture.
« Il faut d’abord éviter d’être trop manichéen », conseille Julien Gauchet, Chef de produit Roaming et International pour Bouygues Telecom Entreprises.
« Tous les collaborateurs ne font pas le même usage de leur smartphone et leurs missions, y compris en déplacement à l’étranger. Ce sont des variables à prendre en considération ».
L’expert recommande ainsi dans un premier temps, de créer des profils d’utilisateurs, en observant les consommations sur ces factures (appels, SMS, échanges data). Selon ces profils prédéfinis, les forfaits, options roaming et les restrictions seront adaptés en fonction du rôle et de la zone géographique du collaborateur. Par exemple, un commercial en déplacement régulier à l’étranger hors Europe n’aura pas les mêmes usages qu’un technicien en mission ponctuelle dans un pays frontalier de l’UE.
« L’essentiel pour trouver la formule adaptée, c’est de se baser sur les usages ».
Gérer les restrictions pour réduire la facture
Pour ne pas « faire gonfler » la facture téléphonique de vos collaborateurs en période de déplacement, il peut aussi être opportun de gérer les restrictions, et ce également en fonction des profils utilisateurs que vous aurez su identifier. Car, en effet, il est possible d’appliquer des restrictions à la carte :
- Désactivation de la fonction d’itinérance de données sur les smartphones de la flotte,
- Désactivation des mises à jour de l’OS mobile (pour les appareils Android) ou des applications (Android et iOS), en dehors d’une connexion wifi.
Autant de restrictions simples à activer depuis une solution MDM (Mobile Device Management), solution qui permet de gérer et sécuriser une flotte d’appareils mobiles à partir d’une interface unique.
« Il faut également sensibiliser le collaborateur, en lui rappelant de privilégier l’usage du wifi autant que possible, y compris pour les communications grâce à des outils collaboratifs. »
Des forfaits destinés aux collaborateurs les plus nomades
Enfin, pour les profils de collaborateurs ayant besoin de formule roaming dédiées, Bouygues Telecom Entreprises a mis en place des forfaits à même de convenir à différents usages. Tous permettent d’émettre et recevoir des appels et sms depuis l’étranger, de profiter d’internet à l’international et sans limite de frontière, ainsi que de gérer vos besoins depuis votre interface client dédiée.
Pour sélectionner votre forfait et/ou formule, le mieux est de vous rapprocher de votre conseiller. « Il est important de demander conseil à l’opérateur » observe Julien Gauchet, « car il existe désormais un large panel d’offres pour des usages à l’étranger qui permettent d’anticiper ».
Ainsi, Bouygues Telecom Entreprises propose des forfaits Neo illimité Intégral et Neo Monde lorsque les déplacements à l’étranger des collaborateurs sont fréquents, en Europe ou hors Europe.
Des offres à la carte pour les besoins momentanés
Lorsque les déplacements de vos employés sont moins fréquents, les solutions et offres à la carte sont alors davantage indiquées.
Dans ce cas, Bouygues Telecom Entreprises propose soit des options évolutives, soit des Pass 24h, qui permettent même hors Europe de communiquer efficacement et de bénéficier de vos outils mobiles traditionnels et ce à des prix compétitifs.
- Les options évolutives permettent de payer, par pallier de consommation mensuelle, selon le temps passé en utilisant en mode « voix » ou selon le volume de données utilisées en mode « data ». Le tarif est également en fonction de la zone de roaming concernée.
- Le Pass 24h permet une facturation à la journée, sur 24h glissantes, selon la zone business concernée, et ce en « voix » comme en « data ».
Idéal pour adapter sa formule aux contours du déplacement professionnel ou pour la faire évoluer au gré des besoins durant le voyage.
À noter que, parallèlement, le gestionnaire de la flotte mobile peut mettre en place des alertes et des notifications lorsque certains quotas de consommation de données seront atteints. Alertes et notifications qui, en cas de dépassement des volumes autorisés, peuvent se traduire par la mise en place de restrictions automatiques. Une sécurité non négligeable.
Tout savoir sur les frais d’itinérance en questions/réponses
Ainsi, aujourd’hui, les solutions et forfaits proposés par Bouygues Telecom Entreprises sont multiples et permettent, par le biais d’une analyse des usages et d’une anticipation de la question du roaming, d’éviter les hausses de facturation. Ainsi, que reste-t’il à savoir en matière d’itinérance des données et de frais associés ?
Pourquoi activer ou désactiver l’itinérance des données ?
Activer l’itinérance des données mobiles sur votre smartphone permet aux abonnés d’utiliser leurs différents services de données lorsque leur téléphone portable est hors du réseau habituel. C’est utile à l’étranger mais peut générer des coûts selon le forfait de l’usager. Désactiver l’itinérance évite, à l’inverse, toute manipulation involontaire des données mobiles afin de prévenir des frais supplémentaires liés à l’utilisation des services en dehors de la couverture habituelle.
Où trouver l’information détaillée sur ma formule à l’étranger ?
L’information détaillée vous permettant de savoir quelles sont vos formules ou options professionnelles à l’étranger est disponible sur vos factures, sur votre espace client et sur simple requête auprès des conseillers Bouygues Telecom Entreprises.
Recevoir un appel de l’étranger est-ce payant pour mes collaborateurs ?
Recevoir un appel de l’étranger si vous êtes en France métropolitaine est tout à fait gratuit. Toutefois, recevoir un appel depuis l’étranger peut être payant pour l’entreprise si vos collaborateurs se trouvent hors de votre couverture habituelle, sans option dédiée, dans des pays où s’appliquent des règles d’itinérance avec frais supplémentaires. Les coûts dépendent alors des options d’itinérance dont ils disposent sur leurs téléphone portable/forfait et des politiques de votre opérateur en matière de données en roaming.
Hors Europe, vos collaborateurs ont-ils un surcoût quand ils se connectent à Internet ?
Oui, la facturation des frais de roaming en Europe a été stoppé depuis 2017 et ce dans 27 pays européens, toutefois elle perdure hors Europe. Il est nécessaire d’anticiper les déplacements de vos collaborateurs pour éviter les surcoûts.
Faut-il désactiver les données cellulaires à l’étranger ?
Si vos équipes ne disposent pas de forfait dédié au roaming ou d’options spécialisées, la réponse est oui. Désactiver les données cellulaires à l’étranger est une manipulation simple qui permet de contrôler consciemment l’utilisation des services de données mobiles hors de votre couverture habituelle et ainsi de prévenir les coûts pour l’entreprise.
Comment payer moins de frais de roaming avec Bouygues Telecom Entreprises ?
En adaptant les formules sélectionnées aux profils d’usages de vos collaborateurs, selon qu’ils ne se déplacent jamais à l’étranger, peu à l’étranger ou régulièrement à l’étranger hors Europe. Pour ce faire, Bouygues Telecom Entreprises propose des forfaits dédiés pour les téléphones portables des collaborateurs les plus nomades ou bien des formules à la carte pour les déplacements occasionnels.
Julien Gauchet
Responsable marketing offres mobile
