13 outils collaboratifs à utiliser en entreprise

Les outils collaboratifs ont envahi nos quotidiens… Rares sont ceux d’entre nous qui y échappent, et c’est tant mieux ! Dans le travail quotidien ou en cas de besoins momentanés, ils nous aident à gagner en fluidité, agilité et en qualité de communication. Alors comment choisir le bon outil collaboratif ? Sélection de 13 outils à tester d’urgence !

Les outils de conférences à distance

Google Meet, Zoom ou Microsoft Teams font partie des incontournables en matière de visioconférence ! Ces outils offrent aujourd’hui des solutions très intuitives de communications unifiées ne reposant plus uniquement sur la téléphonie fixe. Ces nouvelles solutions regroupent à la fois la visioconférence (appels vocaux et vidéos) et des outils collaboratifs, devenant ainsi de véritables plateformes collaboratives. D’autres acteurs challengent ces géants de la collaboration, comme Keyyo, un acteur 100% français qui s’adresse plus spécifiquement aux PME et au TPE.

1. Google Meet

Google Meet, qui s’appelait auparavant Google Hangouts au sein de la suite collaborative Google Workspace, est une solution de visioconférence qui permet d’organiser une réunion à distance instantanée, ou de la planifier via l’envoi d’un lien aux participants. Grâce à l’intégration de Meet dans Google Workspace, la session peut être liée à un événement de Google Agenda. Avec l’édition « entreprise » , un numéro de téléphone est associé à la réunion, ce qui permet à des participants de la rejoindre sans être connectés à Internet. Les salles de visioconférence équipées de systèmes de réunion basés sur les normes SIP et H.323 peuvent également utiliser Meet.

2. Zoom

Avec la crise sanitaire, Zoom a connu une croissance exponentielle du nombre de ses utilisateurs, pour atteindre 300 millions d’inscrits. La plateforme doit son succès à sa richesse fonctionnelle et sa facilité d’utilisation. Il suffit de cliquer sur un lien pour rejoindre une réunion depuis n’importe quel appareil connecté. Pure player de la visioconférence, l’éditeur californien répond à tous les besoins, du simple face-à-face virtuel au webinaire réunissant 10.000 participants. Zoom comprend des fonctions de collaboration incluant des canaux de discussion, le partage d’écran ou un module de chat.

3. Microsoft Teams 

Chez Microsoft, Teams est la solution d’organisation de réunions professionnelles en ligne. Connue pour la visioconférence, elle est devenue, au fil des années, une véritable plateforme collaborative agrégeant des fonctions de messagerie instantanée, d’agenda partagé, de partage de fichiers, de coédition de documents et de gestion des tâches. Cette solution cumule, selon les chiffres de 2022, plus de 270 millions d’utilisateurs actifs mensuels (contre seulement 20 millions en Novembre 2019). Teams s’intègre nativement aux différents modules de Microsoft Office 365, qu’il s’agisse de OneDrive pour le stockage et le transfert de fichiers, OneNote pour la prise de notes ou Planner pour la gestion de projet.

4. Keyyo Visio

Keyyo Visio (1) est une solution particulièrement adaptée aux petites et moyennes entreprises qui cherchent avant tout la simplicité d’utilisation. En effet, cet outil est accessible sans téléchargement. Un simple lien web suffit pour se connecter avec ses interlocuteurs. C’est un outil 100% français développé par la marque Keyyo qui le commercialise à un tarif très compétitif. Ses plus : il permet d’intégrer une solution de téléphonie d’entreprise et d’inviter des participants par SMS.

Les messageries instantanées

On sait qu’une bonne communication entre collaborateurs est un facteur clé de réussite, en particulier dans le cadre du télétravail. Fluidifier et faciliter les échanges représente donc un enjeu crucial dans la conduite de projets. Slack et Google Chat sont de très bons exemples de messageries instantanées intelligemment conçues, mais un nouvel entrant fait aussi parler de lui !

5. Slack 

Slack est le pionnier des « ChatOps », les plateformes de chat professionnelles dédiées à la productivité. En favorisant le partage d’informations au sein d’une équipe, ce type de messagerie collaborative a vocation à devenir le principal moyen de communication interne, remplaçant l’e-mail, le chat ou les forums privés. La plateforme est organisée en canaux, correspondant à autant de sujets de discussion. Pour échanger, c’est simple, on créé un canal de conversation thématique, et c’est parti. La principale force de Slack tient dans sa capacité à intégrer un grand nombre d’applications tierces et de bots (programmes apportant des fonctionnalités supplémentaires), unifiant les flux de travail au sein d’une même interface. La solution a été rachetée en décembre 2020 par Salesforce.

6. Google Chat 

Anciennement connue sous le nom de Hangouts Chat, Google Chat est une application de messagerie professionnelle intégrée dans la suite de logiciels collaboratifs Google Workspace. Utilisée de manière autonome ou depuis Gmail, elle facilite le travail en équipe et la collaboration à travers des « conversations » de groupe ou des messages privés.
L’application profite des synergies avec les autres outils de travail collaboratifs de Google (Docs, Sheets, Slides, Drive), et de la puissance du célèbre moteur de recherche. À l’instar de Slack, Google Chat peut intégrer des applications tierces, ou des bots pour automatiser des tâches simples.

7. Keyyo Connect

Keyyo Connect est une solution française adaptée d’une solution Open Source. Cet outil de messagerie instantanée plaira aux PME et TPE mais aussi aux plus jeunes de vos collaborateurs. En effet, la solution prévoit l’envoi de notes vocales en plus des messages écrits. Son plus : la possibilité d’épingler les messages que vous souhaitez mettre en avant pour ne pas les oublier !

Les outils collaboratifs de gestion de projet

Les méthodes de gestion de projet traditionnelles et autres diagrammes de Gantt ont prouvé leur efficacité, mais manquent parfois de clarté et d’intuitivité, en plus de ne pas toujours pouvoir être partagées aisément. Les nouveaux outils de gestion de projet, à l’instar de Trello, facilitent le partage d’informations, et la visualisation de l’avancement du projet par tous.

8. Trello

Outil de gestion de projet en ligne, Trello permet de planifier des tâches et de les assigner aux différents membres d’une équipe sous forme de tableaux de bord, de listes et de cartes, créant ainsi un véritable espace de travail collaboratif commun en ligne plus visuel et intuitif. D’un coup d’œil, les collaborateurs visualisent ce qui est « fait », « en cours » ou ce qui « reste à faire ». En fonction de l’avancement, les participants au projet reçoivent des rappels et notifications. Dans Trello, un calendrier partagé et des codes couleurs permettent de gérer les priorités.

9. Jira

Jira Software est l’un des leaders en matière de solutions de gestion de projet. L’application permet, comme d’autres, d’assigner des responsabilités ou de créer un workflow de tâches. L’extension Jira Work Management inclut toute une série de nouvelles fonctionnalités de pilotage, comme un tableau Kanban (méthode créée dans les années 1950 par un employé de Toyota pour optimiser la production), un calendrier montrant l’état d’avancement des actions de chacun ou encore des options de réajustement en cours de projet.

10. Miro

Enfin, il y a aussi Miro, outil collaboratif de gestion de projets monté en puissance ces derniers mois. Sa force ? Proposer de très nombreux modèles d’outils de gestions de projets et de réflexions en équipe afin de gérer les dossier collaborativement, et même les plus complexes. Vous avez besoin de réaliser une analyse SWOT (permettant d’identifier les forces, faiblesses, opportunités et menaces d’un projet), de mettre en place une étude comparative benchmarking, de travailler à la génération d’idées via un outil très visuel tel que des post-it, de partager vos réflexions comme un carnet de notes virtuel ou encore d’avoir une vision globale sur tableau blanc, Miro propose tout ceci et est même très complet dans sa version gratuite. En prime, il propose une sauvegarde en ligne automatique des évolutions. Pratique !

Les espaces de stockage

A l’heure où les documents de travail sont de plus en plus souvent communs, le stockage de documents et d’informations est devenu un nouvel enjeu central de la collaboration en entreprise. Google Drive et Dropbox proposent des solutions intuitives à ce problème.

11. Google Drive

Service de sauvegarde et de synchronisation des données de Google, Google Drive permet de stocker des fichiers et des dossiers en ligne puis de collaborer en temps réel à partir de ces documents. Une fois placés dans le cloud, les contenus sont accessibles depuis tout ordinateur, tablette ou smartphone. Les collaborateurs ont toujours accès à la version la plus récente des documents grâce à la synchronisation automatique. Si Drive s’intègre nativement à la suite collaborative de Google – Docs, Sheets et Slides -, la solution est aussi compatible avec les formats des fichiers de Microsoft Office, d’Adobe et de Salesforce.

12. One Drive

Microsoft One Drive est un ensemble de services de stockage et de partage de documents. Il permet de collaborer en temps réel sur des fichiers de la suite Microsoft 365. Il permet également de partager un document et autorise l’édition de documents à l’aide d’un lien édité par One Drive. Son fonctionnement est très proche de celui de Google Drive. Mais il a la particularité d’être, lui, naturellement intégré à Teams !

13. Dropbox

Pionnier du stockage en ligne, Dropbox permet de sauvegarder et partager dans le cloud des fichiers, des vidéos ou des photos. Au fil des années, l’offre de l’éditeur californien a évolué pour devenir un espace de travail unifié fédérant l’ensemble des documents et outils utiles à une équipe. La plateforme est compatible avec les formats de documents standards de type Google Docs ou Microsoft Office. Dropbox s’intègre à des workflows existants en se connectant à des solutions professionnelles comme Autodesk, Jira ou Slack.

Qu’est-ce qu’un outil numérique collaboratif ?

Ainsi, qu’il s’agisse d’une séance de brainstorming (comprenez « session de réflexion sur un sujet donné »), de la réalisation d’un benchmarking (analyse concurrentielle) ou bien encore de la co-écriture d’un document de synthèse, les outils numériques collaboratifs sont au cœur de la transformation digitale des entreprises et ont assurément tout bon, à l’exemple des 13 solutions citées.

Définition : c’est quoi un outil de travail collaboratif en ligne ?

Si à l’origine, il s’agissait principalement d’outils permettant le partage de fichiers et la possibilité de transmettre des informations, aujourd’hui les outils collaboratifs ont pris une toute autre dimension et son venus remplacer bon nombre de logiciels spécifiques, en offrant aussi beaucoup de solutions gratuites de qualité.

Précieuses plateformes en lignes spécialisées, intuitives, gratuites ou payantes, permettant d’être connectés à plusieurs membres dans le même temps, elles ont de quoi ravir les très nombreux utilisateurs actuels qui ne se trompent pas sur les avantages à en retirer !

Quels sont les avantages des outils collaboratifs ?

Parmi leurs multiples atouts, pour n’en citer que quelques-uns :

• Gain de temps : en travaillant efficacement à plusieurs à distances et en temps réel, on réduit les déplacements, réunions, et échanges parfois stériles par email. La planification stratégique devient un jeu d’enfants.
• Créativité : certains outils regorgent de ressources, de modèles de documents qui tout en accélérant le travail, le rendent aussi plus ludique et créatif.
• Engagement : travailler en collaboration développe l’esprit d’équipe et l’engagement envers la société. L’intelligence collective gagne en puissance, ce qui est d’autant plus important dans le cas éventuel d’un télétravail et de management à distance !
• Agilité : les modifications vont plus vite et l’organisation du travail gagne en souplesse.
• Mobilité : ces outils, étant en ligne, sont accessibles partout et tout le temps.
• Transparence : ils favorisent la transparence des données en maximisant la circulation de l’information et donc le sentiment de confiance.
• Usages : leur prise en main est ultra facilitée.

Quel est le meilleur outil de travail en ligne ?

La réponse est assurément… Tout dépend les usages et les objectifs poursuivis, mais une chose est certaine : que ce soit pour de la gestion de projet, de la gestion commerciale, de la création de contenu, etc., TPE, PME et grands groupes peuvent toutes en retirer des bénéfices dans leurs pratiques de travail et gagner en efficacité.

Alors, pour gérer vos dossiers, échanger ou encore sauvegarder, avez-vous choisi vos outils ?

Ce qu’il faut en retenir :

• Les outils collaboratifs sont des plateformes en lignes spécialisées, très intuitives, gratuites ou payantes, permettant d’être connectés à plusieurs membres dans le même temps et de travailler sur des projets communs.
• Pour gérer des conférences à distance, envoyer des messages instantanés, gérer des projets ou encore stocker des données, les solutions sont nombreuses et adaptées à tous les formats d’entreprises.
• Les avantages des outils collaboratifs sont nombreux : gain de temps, créativité accrue, développement de l’engagement et de l’esprit d’équipe, agilité de l’organisation, mobilité des collaborateurs, transparence des informations échangées, le tout en étant faciles d’utilisation.

Sources :

(1) https://www.keyyo.com/fr/telephonie-applications/visio-conference