Pourquoi passer aux applications de visioconférence ?

Simples à utiliser, gages de réduction du temps de déplacement, de réduction des coûts et plus immersifs qu’un appel téléphonique, les applications de visioconférence ont changé le travail collaboratif et le monde de l’entreprise. Une révolution accélérée par la généralisation du télétravail. Comment fonctionnent exactement les applications de visioconférence ? Comment se déroulent ces visios ? Quel est le matériel nécessaire ? Quels sont les atouts de ces outils ? Quels sont les plus connus du marché ? On vous dit tout.

Qu’est-ce que la visioconférence ?

La visioconférence – aussi appelée vidéoconférence ou webconférence – est une solution technique de communication qui permet de tenir une réunion à distance via une interface vidéo et une connexion Internet. Elle permet aussi d’animer des webinars (webinaires). La vidéo et le son viennent ainsi simuler les échanges en face à face.

Alors qu’elle nécessitait, il y a encore quelques années, une salle de réunion dédiée et des équipements coûteux, la visioconférence s’est largement démocratisée avec l’avènement de nouvelles applications.

Comment fonctionne une visioconférence ?

C’est donc une révolution… Il y a 20 ans, converser en images et sons avec des personnes à distance nous aurait semblé tout bonnement magique ! Finalement, comment fonctionne la vidéoconférence ?

D’abord, les informations sont reçues par le micro et la caméra puis sont simultanément converties de l’analogique au numérique grâce au logiciel qui décompose et rassemble les informations.

Ces données sont protégées grâce au cryptage et à l’authentification par certificat, on dit en la matière que les données « sont chiffrées de bout en bout« . Ce cryptage permet de protéger les informations transmises en brouillant le texte. Le cryptage a lieu entre l’envoi et la réception. Ainsi, à l’autre bout, les informations sont rassemblées et décryptées.

Comment faire une visioconférence ?

La simplicité est de mise. Tout commence par le fait de se connecter à l’interface d’un des logiciels existants ou bien d’aller sur une application téléchargeable. Il existe des applis de visioconférence payantes et d’autres gratuites. Ensuite, les subtilités d’usage et l’ordre des étapes diffèrent d’une solution de visioconférence à une autre, mais généralement, il suffit :

• De créer une nouvelle réunion
• De constituer le groupe
• D’expliciter la thématique
• De programmer le créneau de réunion
• D’envoyer les invitations

Ainsi, les invités n’auront qu’à suivre le lien reçu, et l’organisateur à ouvrir son propre rendez-vous ainsi généré.

Comment se déroule une vidéoconférence ?

Le déroulé d’une webconférence est simple. Depuis votre téléphone, ordinateur ou encore votre tablette -impérativement équipé d’une webcam, d’un microphone et de haut-parleurs-, il vous suffit dans la très grande majorité des cas de cliquer sur le lien que vous a envoyé l’organisateur de la réunion et de « rejoindre la réunion« .

Le lien ouvre une fenêtre dans votre navigateur ou vous propose parfois de télécharger l’application et d’ouvrir directement dans l’application. C’est par exemple le cas lorsque vous utilisez Teams, Zoom, Skype ou encore Google Meet.

Quel est le matériel nécessaire pour participer à une visioconférence ?

En la matière, rien de plus simple ! Un smartphone, une tablette, un ordinateur portable ou fixe (doté d’une webcam, d’un micro et de haut-parleurs) suffit pour participer à une visioconférence. Le fait que vous soyez sur un produit Apple (ios) ou Android n’a pas d’importance.

Avec la montée en puissance du télétravail à domicile ou en situation de mobilité, les entreprises ont ainsi pris l’habitude de proposer à leurs employés des équipements davantage qualitatifs. Une montée en gamme indispensable pour les collaborateurs qui enchaînent les « visios », surtout dans l’environnement potentiellement bruyant de leur domicile, d’un espace de coworking, d’une gare ou d’un aéroport.

Micro-casque, arceau vibrant autour du cou, station d’accueil pour téléphone, barre vidéo, haut-parleurs Bluetooth… Il existe toute une gamme d’accessoires qui apporte un véritable confort d’usage. La qualité de la vidéo (caméra 4K Ultra HD) et de l’audio (réduction du bruit ambiant, son Dolby) s’améliore avec les progrès continus de ces technologies.

Quels sont les atouts des applications de vidéoconférence ?

Ainsi, les différents logiciels et applications actuels de visioconférence offrent de nombreux avantages aux entreprises et à leurs équipes. Elles possèdent de très nombreux atouts pour favoriser la réalisation de projets en équipes, pour accroître la productivité des collaborateurs, mais aussi pour réduire les coûts de déplacement notamment lorsque l’entreprise est multi-sites et offrent enfin la possibilité de réduire l’empreinte carbone des sociétés.

Un travail collaboratif amélioré

La crise sanitaire de la Covid-19 en 2020 et 2021 a fait exploser l’usage des applications de vidéoconférence en entreprise. Avec la généralisation du télétravail, la « visio » comme on l’appelle bien souvent s’est imposée dans la plupart des organisations. Par sa simplicité d’usage, ses performances, et les nombreuses fonctionnalités innovantes et pertinentes qu’elle apporte, elle est devenue un outil de travail collaboratif incontournable.

Un simple appareil connecté suffit pour participer à une réunion avec des collègues parfois situés aux quatre coins du globe. C’est facile, rapide et la résolution des problématiques a été amplement améliorée et accélérée par ces échanges plus simples. Au fil des années, les plateformes de visioconférence -gratuites ou bien à des tarifs accessibles- se sont aussi enrichies de nouvelles fonctionnalités pour devenir de véritables « digital workplaces » regroupant, au sein d’un même environnement de travail unifié, tous les outils pour collaborer à distance.

Des réunions plus connectées

En effet, au-delà du fait d’organiser des réunions à distance facilement et sans contrainte, les solutions de visioconférence présentes sur le marché proposent désormais de nombreux outils compléments facilitant considérablement le travail collaboratif.

Elles intègrent des modules de messagerie instantanée, d’agenda partagé, de partage de fichiers, de coédition de documents, de sondages, etc.

Ces logiciels de visioconférence offrent aussi la possibilité d’effectuer un partage d’écran, ce qui est est très pratique pour le travail collaboratif et les échanges en direct autour de documents professionnels.

Des webinars facilement organisés

De plus, les logiciels de visioconférence permettent aussi d’organiser des webinars, ou webinaires, à savoir des conférences professionnelles en ligne qui peuvent réunir plusieurs animateurs et plusieurs auditeurs et participants. Cet outil est utile en interne, mais aussi en externe afin de commercialiser des formations thématiques par exemple.

Une meilleure productivité des équipes

En offrant la possibilité de passer des appels vidéo depuis son ordinateur de bureau, la visioconférence permet de s’affranchir des distances. Les employés se connectent en même temps, peu importe où ils se trouvent. Il est dès lors plus facile de trouver un horaire de réunion convenant à tous, tout en évitant les contraintes de déplacement. Ce qui, en prime, permet de réduire l’impact écologique de nos activités professionnelles.

La visioconférence facilite aussi évidemment grandement le passage au télétravail. En supprimant les temps de trajet, et donc la fatigue et les risques inhérents – accidents, retards, grèves, mauvaise météo… – et sous réserve qu’on respecte les horaires de travail des collaborateurs, elle peut participer à l’amélioration de la qualité de vie au travail, et à l’équilibre vie personnelle/vie professionnelle.

Un sentiment d’appartenance accru

À la différence du téléphone et du courriel, le logiciel de visioconférence offre un mode de communication synchrone plus naturel et fluide, qui se rapproche du présentiel. Parfois, on oublierait même qu’on est à distance.

Elle apporte ainsi une part de la communication non verbale – posture, gestuelle, expressions –, dont on connaît l’importance dans les rapports humains.

Ces nouveaux outils d’appels vidéo permettent ainsi, même à distance, de générer des relations authentiques entre collègues et de favoriser l’esprit d’équipe tout comme le sentiment fédérateur d’appartenance. Et quand on se sent bien dans son univers de travail, on travaille mieux !

Des outils et solutions pour aider à la prise en main

À noter, enfin, que pour améliorer la collaboration en visioconférence, une organisation peut expliquer ou rappeler à ses collaborateurs quelques bonnes pratiques. Par exemple : comment allumer sa caméra, éteindre son micro quand on ne parle pas, ou encore utiliser le bon canal pour poser une question, à l’oral ou par chat. La visioconférence, c’est aussi tout un monde à découvrir et l’entreprise se doit d’accompagner ses salariés dans l’usage de ce nouvel outil. Elle peut, par exemple, mettre à disposition de ses collaborateurs des tutoriels ou guides d’usage. Les applications, elles-mêmes, en proposent quelques-uns.

Quels outils pour vos visioconférences professionnelles ?

La crise de la Covid-19 a provoqué un boom de la visioconférence, ce qui a naturellement boosté le succès de certaines applications et plus largement des outils collaboratifs.

Les principales plateformes sur Mac (IOS) comme sur Windows (Android)

Sur ce marché, on trouve des équipementiers télécoms, fabricants de PABX (Alcatel Lucent Enterprise, Mitel), des spécialistes des communications unifiées (Cisco, Avaya, RingCentral), des experts des réseaux sociaux d’entreprise (Jalios, Jamespot, Talkspirit), des solutions de chat d’entreprise (Slack, HipChat d’Atlassian), des pure players de la visioconférence (Zoom, Cisco Webex, Tixeo), et enfin des GAFAM (Google, Amazon, Facebook, Microsoft).

En fonction de son origine, chaque famille d’acteurs apporte sa plus-value. Avec Google Meet et Microsoft Teams, les deux géants du numérique mettent en avant l’intégration à leurs suites collaboratives, pour proposer nativement un agenda partagé, le partage de documents, ou la coédition de documents. Microsoft propose aux entreprises utilisant Skype Entreprise de basculer sur Teams. Les pure players peuvent, eux, équiper des salles de réunion dédiées à la visioconférence avec des dispositifs répondant notamment aux normes SIP et H.323 (ndlr. normes permettant la transmission de communications sur les réseaux).

À côté des solutions de visioconférence propriétaires, il existe des alternatives open source comme Jitsi Meet, Nextcloud Talk ou BigBlueButton. Afin d’assurer une souveraineté complète, une organisation peut disposer de ce type d’outil sur ses propres serveurs. La solution de l’éditeur français Tixeo est, par ailleurs, la seule certifiée par l’Agence nationale de sécurité des systèmes d’information (Anssi).

Quel est le meilleur logiciel de visioconférence gratuit ?

Evidemment, les logiciels gratuits sont de plus en plus utilisés, d’autant qu’ils sont très puissants. Une question récurrente : quel est donc le meilleur logiciel de visioconférence gratuit ? La réponse est assurément : tout dépend de vos usages ou de votre système d’exploitation.

Voici une liste non exhaustive recensant les principales applications à découvrir et tester :

• Skype
• Meet
• Zoom
• Apache Open Mettings
• Uber conference
• Webex
• Slack video conferencing

Trois arguments pour vous convaincre de passer aux logiciels de visioconférence

Les outils de visioconférence sont simples et intuitifs à utiliser

La dernière génération de solutions de visioconférence doit sa popularité actuelle à sa facilité d’usage. Grâce à leur conception user-friendly, quelques clics suffisent pour créer une session en ligne et envoyer une invitation à des participants. Ces derniers n’ont qu’à cliquer le moment venu sur le lien généré pour entrer dans la réunion. Il leur est également possible de rejoindre la conférence via un pont téléphonique. La visioconférence est accessible depuis n’importe quel navigateur web ou appareil mobile (applications iOS et Android).

Les logiciels de visioconférence réduisent l’empreinte écologique de votre entreprise

La visioconférence permet de réduire drastiquement les déplacements professionnels et les voyages d’affaires en transports en commun, voiture, train ou avion. Ce canal est aussi de plus en plus utilisé en interne pour conduire des entretiens d’embauche ou dispenser des formations en ligne. Soit autant de trajets évités qui viennent alléger le bilan carbone d’une organisation. Cet effort en faveur de la préservation de la planète s’inscrit dans la cadre d’une politique de responsabilité sociétale des entreprises (RSE) et renforce la marque employeur. Les actifs des générations Y et Z sont, en effet, particulièrement sensibles aux enjeux environnementaux.

La visioconférence propose une expérience plus immersive que le téléphone

Avec des caméras à la résolution ultra HD ou 4K et des microphones et haut-parleurs multidirectionnels, les logiciels de visioconférence de dernière génération sont conçus pour proposer des réunions toujours plus proches d’un réel face à face. Bien choisi, l’arrière-plan peut favoriser cette approche réaliste. D’autres technologies rendent l’expérience plus immersive encore.

Grâce aux apports de l’intelligence artificielle, une caméra va, par exemple, zoomer automatiquement sur la personne qui parle.

En analysant la position en temps réel des participants, la solution de visioconférence centrera, par défaut, la vidéo sur eux, même s’ils se déplacent. La fonction de réduction du bruit ambiant va, elle, fortement éliminer les sons parasites qui perturbent le déroulement d’une réunion, par exemple le bruit d’un clavier.

Autant d’exemples qui prouvent que les nouveaux outils de visioconférence sont aujourd’hui devenus indispensables aux entreprises. Profitez de leurs nouvelles fonctionnalités intuitives pour booster la productivité de vos collaborateurs !

Ce qu’il faut retenir

• Il existe des solutions de visioconférence, gratuites ou payantes, qui s’adaptent à différents besoins et systèmes d’exploitation.
• Un smartphone, une tablette, un ordinateur portable ou fixe (doté d’une webcam, d’un micro et de haut-parleurs) et une connexion internet suffisent à participer ou organiser une vidéoconférence.
• Les solutions actuelles permettent d’échanger à distance mais proposent aussi de nombreux outils collaboratifs (messagerie, partage de documents, etc.).
• Les atouts sont nombreux : collaboration facilitée, possibilité d’organiser des conférences en ligne, sentiment d’appartenance à l’entreprise accru, meilleure productivité des équipes…
• Les outils sont simples d’utilisation et permettent d’inscrire l’entreprise dans une démarche d’écoresponsabilité.