Retour sur le site entreprise
Vous fournissez à vos collaborateurs des smartphones performants qui leur permettent, en tout lieu et à tout moment de remplir au mieux leurs missions. En particulier, lorsque ces derniers sont à l’étranger, ils ont besoin d’utiliser leur mobile aussi librement qu’en France en basculant automatiquement sur l’opérateur du réseau local : c’est ce qu’on appelle le roaming. Mais dans ce cas, attention au risque des factures qui explosent ! Sans oublier les usages à titre privé lorsque vos collaborateurs sont en vacances… Nos conseils pour éviter les mauvaises surprises !
En matière de gestion de flotte mobile, les entreprises doivent répondre à deux problématiques. Elles doivent d’abord s’assurer que leurs collaborateurs pourront remplir leurs missions, même lorsqu’ils sont en déplacement à l’étranger, en leur offrant une liberté équivalente en termes de communications téléphoniques que d’usage de leur forfait data. Ensuite, il faut s’organiser pour que cette liberté d’action n’ait pas un impact incontrôlé sur leurs factures. Si ainsi énoncée, l’équation semble simple, il faut agir avec méthode pour la résoudre !
Comprendre les profils utilisateur…
« Les responsables d’entreprises doivent cerner deux grandes catégories d’utilisateurs de smartphone », explique Son-Lam Phan, Responsable Marché Mobile pour Bouygues Telecom Entreprises.
L’observateur distingue ainsi d’une part, les collaborateurs qui travaillent régulièrement à l’étranger et ont besoin d’une totale liberté d’usage de leur forfait voix et données. De l’autre, les collaborateurs qui voyagent occasionnellement à l’étranger et n’ont que des besoins ponctuels en termes de Roaming. Enfin, il ne faut surtout pas négliger les usages à titre privé, lorsque les collaborateurs sont en vacances à l’étranger, qui peuvent entraîner de mauvaises surprises au moment de la réception de la facture…
Roaming : des nombreux leviers à actionner
« La principale erreur, prévient Son-Lam Phan, consisterait à vouloir appliquer une politique uniforme à tous les collaborateurs. L’objectif de maîtrise des frais d’itinérance serait certes rempli, mais l’activité s’en ressentirait clairement ! ». Il est ainsi possible d’agir à plusieurs niveaux.
En désactivant purement et simplement l’itinérance des données sur le smartphone, les dépassements de facture ne risquent pas d’arriver. Mais cette méthode, un peu expéditive, ne répond pas de manière adaptée aux attentes des utilisateurs. En revanche, il est possible de suivre les consommations « data » sur une période donnée (certains smartphones le permettent). Toutefois, ces dispositifs sont des solutions individuelles, qui induisent une démarche personnelle du collaborateur et donnent peu de résultats sur de larges flottes.
« Pour monitorer encore plus finement les usages et les factures pays par pays, ligne par ligne, explique Son-Lam Phan, des applications tierces souvent payantes peuvent être utilisées ». Celles-ci s’installent sur les smartphones et sur un ordinateur, ce qui permet d’éditer des reportings et de suivre des indicateurs pour mieux gérer la flotte.
Les opérateurs proposent également des outils de suivi de la consommation et de la facture en temps réel, dédiée aux gestionnaires de flottes, accessibles via leur espace client/gestionnaire. Par ailleurs, des alertes de consommation peuvent être adressées aux utilisateurs par SMS. De manière plus radicale, il est possible d’activer des services de blocage des usages en roaming : blocage du roaming sur la ligne dès la 1ère seconde ou le 1er Kilo-Octet, fixation d’un plafond de consommation au-delà duquel le roaming data n’est plus possible, exclusion de certaines zones géographiques sur lesquelles le roaming est particulièrement onéreux.
Les offres des opérateurs : au menu ou à la carte ?
Enfin, il convient de s’interroger sur les offres spécifiques développées par les opérateurs qui, conscients des enjeux pour les entreprises, conçoivent des offres adaptées au niveau d’usage roaming.
« Il s’agit d’options ou de forfaits, confie Son-Lam Phan à destination des utilisateurs activables à la demande ou de manière permanente ».
Pour ceux qui se déplacent occasionnellement, les opérateurs de téléphonie mobile proposent par exemple des formules « à la journée » qui permettent de consommer de manière quasi illimitée pour un budget très maîtrisé.
Les utilisateurs qui se déplacent régulièrement quant à eux, pourront disposer de formules mensuelles plus adaptées, proposant de larges enveloppes de communications à un prix très avantageux.
« Les leviers à actionner sont nombreux, conclut Son-Lam Phan, et correctement employés, ils éviteront à l’entreprise comme au collaborateur, le choc d’un dépassement de facture imprévu ! ».
