SMART OFFICE (1)

Des millions de Français et de Françaises ont découvert les joies et les bénéfices du télétravail pendant la crise sanitaire. Si bien que DRH, managers et dirigeants d’entreprise se posent la question de savoir comment motiver leurs collaborateurs pour revenir travailler en présentiel. Eureka ! Les solutions de smart office ont été conçues pour cela.

Les solutions de smart office visent tout d’abord à offrir aux salariés un environnement de travail « intelligent », c’est-à-dire tourné vers le collaboratif et la productivité. Pour ne pas perdre 20 minutes à retrouver LE document que votre manager vous a déjà demandé trois fois. Ou ne pas mettre 10 minutes pour organiser une conférence téléphonique. Vous voyez ?

Mais les solutions de smart office sont également tournées vers l’optimisation de l’expérience utilisateur (on devrait d’ailleurs parler, dans ce cas, d’expérience collaborateur).

L’idée principale : créer un sentiment de bien-être et de confort grâce à de multiples fonctionnalités qui simplifient la vie au travail. En résumé, le smart office transforme les bureaux en de véritables plateformes de services.

Des exemples concrets ? Nous vous avons sélectionné trois cas de figure à prendre en considération.

 

  • Réunions : la réservation des salles sur smartphone

 

Rien de plus agaçant que d’arriver devant une salle de réunion et de constater qu’elle est déjà occupée par un autre groupe que le vôtre. Du coup, vous vous retrouvez à la cafétéria pour parler des budgets de l’année prochaine… Cela ne fait pas très sérieux, surtout devant votre boss ! Pour éviter ce genre de situation embarrassante – qui fait perdre du temps à tout le monde – de nombreux systèmes de gestion et de réservation des salles de réunion vous apportent une aide précieuse.

Parmi elles, les applications pour smartphones. Rien de plus facile à installer et à utiliser pour chaque collaborateur ! Elles ne nécessitent aucun équipement supplémentaire (tablettes à l’entrée des salles, capteurs à l’intérieur des espaces de réunion…). Elles s’interfacent facilement avec les plateformes collaboratives les plus couramment utilisées (Office 365, Google Workspace…). Par ailleurs, elles fournissent généralement des statistiques sur les taux d’occupation des salles, ce qui permet de savoir quels sont les lieux les plus prisés et les moins demandés.

 

  • Smart building : une interaction permanente à tous les niveaux

 

Les applications de smart office vont bien plus loin que la seule réservation de salles de réunion. Smartphone en mains, vos collaborateurs peuvent obtenir de nombreuses informations utiles sur les locaux et interagir en permanence avec eux : gestion des lumières, régulation de la température, nombre de places disponibles au parking… Rien ne leur échappe ! Ils peuvent même réserver leur place de bureau, si vous avez opté pour le flex office.

Bien entendu, l’expérience se poursuit jusqu’au restaurant d’entreprise : vos collaborateurs peuvent réserver une place à leur table favorite, dans le créneau horaire qu’ils ont choisi, le tout après avoir consulté le menu du jour depuis l’écran de leur téléphone. Alors aujourd’hui, escalope de veau ou pâtes à la carbonara ?

 

  • Crise sanitaire : des collaborateurs rassurés

 

Le retour au bureau des collaborateurs doit se faire dans le respect des gestes barrières et des consignes sanitaires en vigueur. Et ce, sans dépasser les jauges imposées par la réglementation. Voilà qui tombe bien : la plupart des solutions de smart office permettent aux DRH et managers de planifier le nombre de salariés en présentiel. Elles facilitent également le paramétrage de la réservation des bureaux en flex office. Tout pour éviter une trop grande affluence au même endroit et au même moment.

Certaines entreprises déploient même des systèmes de capteurs à infrarouges dans leurs locaux afin de vérifier le respect des distances physiques entre les collaborateurs. Ces capteurs peuvent aussi mesurer les entrées et les sorties au sein d’un espace partagé afin d’éviter les regroupements. Ces technologies servent aussi à déclencher des opérations de nettoyage une fois qu’un lieu (sanitaires, escaliers, ascenseur…) a été visité un certain nombre de fois.

Dans les circonstances particulières qui ont été celles de 2020 et de 2021, les solutions de smart office rassurent. Grâce à leurs fonctionnalités, les collaborateurs, plus sereins, peuvent envisager leur retour au bureau et leur travail sous un nouveau jour, celui de l’innovation et de l’interaction.

Alors, prêts à travailler plus “smart” ?

 

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