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Avec l’arrivée de solutions de communication reposant sur l’IP, les modalités d’échange et de travail en entreprise sont en pleine révolution. Parmi les innovations les plus marquantes, le softphone -notamment couplé aux options de communications collaboratives- qui fait pleinement évoluer la collaboration entre équipes. On vous explique ce qu’est le softphone et comment cette nouvelle technologie bouleverse aujourd’hui la communication des collaborateurs, pour le meilleur.
Le softphone : définition, typologie et fonctionnement
Votre téléphonie ne correspond plus aux besoins de votre entreprise et de vos collaborateurs ? Vous souhaitez améliorer l’expérience client et développer la collaboration de vos salariés ? La softphonie est une réponse à vos problématiques. Combinant simplicité et efficacité, le logiciel de téléphonie softphone constitue en effet une avancée significative pour les entreprises et leurs besoins en communication, notamment à l’heure où les échanges distanciels se sont multipliés et où l’on ne communique plus uniquement que par la voix.
Qu’est-ce qu’un softphone ?
Ainsi, le softphone est un logiciel ou application de téléphonie, installable sur PC, tablette ou smartphone. Il permet de gérer facilement vos appels professionnels, même en mobilité, et de faire bénéficier chaque collaborateur des fonctionnalités avancées d’un standard téléphonique, qu’il travaille sur site ou à domicile.
En usage domestique, nous connaissons d’ores et déjà tous bien ce type d’applications fonctionnant sur des communications par VoIP ; il s’agit des biens connus WhatsApp, Facetime ou encore Skype. De la même façon, une fois l’application softphone installée et moyennant une simple connexion internet, n’importe quel appareil peut être transformé en un puissant outil de communication, tout en conservant un numéro géographique.
De plus, les solutions professionnelles de softphonie agrègent de nombreuses fonctionnalités comme le partage de fichiers, la vidéo, les indicateurs de présence, le transfert d’appels, le standard téléphonique digital et bien d’autres. Pour les entreprises, c’est un outil indispensable qui fait partie intégrante des outils de collaboration modernes, comme les communications unifiées (UcaaS).
À noter que le softphone offre la possibilité d’être utilisé avec des casques, microphones ou bien simplement avec les haut-parleurs intégrés aux appareils.
Ainsi, la softphonie est un puissant vecteur de productivité pour l’entreprise, et s’adresse à celles qui veulent notamment choisir le numéro d’appel présenté aux clients, gérer facilement les renvois et règles d’appels, mettre en place des filtres ou encore accéder au journal des appels rapidement. Avec l’option de collaboration UcaaS, la softphonie ouvre aussi la porte à un nouveau monde de collaborations pour les salariés.
Quelle est la différence entre un softphone VOIP et SIP ?
En termes d’outils de softphonie, on distingue deux types de logiciels : les softphones VOIP et ceux SIP.
Les softphones VOIP reprennent les fonctionnalités des téléphones standards, et permettent de gérer des appels vocaux via la technologie IP, et donc via internet.
Les seconds -les softphones SIP-, plus élaborés, offrent quant à eux la possibilité aux utilisateurs de gérer entièrement des sessions multimédia faisant appel à des fonctionnalités plus avancées intégrant l’image au son, notamment.
Un softphone, comment ça fonctionne ?
Le fonctionnement du softphone repose sur la technologie de la Voix sur IP (VoIP), qui permet de passer et de recevoir des appels téléphoniques via une connexion Internet, que celle-ci soit basée sur le réseau filaire (Ethernet) ou sans fil (données mobiles ou Wi-Fi).
Pour ce faire, les opérateurs de téléphonie utilisent un Trunk SIP pour relier les appareils de communication SIP au réseau téléphonique classique.
La force de ces logiciels de téléphonie réside à la fois dans leur grande flexibilité d’usage répondant à une kyrielle de besoins d’entreprise, mais aussi dans leur facilité d’usage. Les interfaces sont pensées pour être facilement utilisées. C’est l’ère du click to call, intuitif, rapide.
De plus, au cœur d’une époque où le télétravail croit et où chaque entreprise se doit de trouver des solutions améliorant l’expérience client afin de rester compétitive, la softphonie permet de répondre à ces enjeux majeurs. En effet, en permettant aux entreprises de notamment passer et recevoir des appels depuis n’importe quel lieu, le softphone offre bien plus qu’une simple continuité de service.
Comment la téléphonie professionnelle a-t-elle évolué jusqu’au logiciel softphone ?
Mais, remontons un peu le temps. Il y a encore quelques années, la téléphonie en entreprise reposait exclusivement sur des infrastructures physiques. Si ces systèmes téléphoniques matériels étaient – et sont toujours – fiables et fonctionnels, ils ont trois inconvénients notables pour les utilisateurs :
- Ils peuvent être assez encombrants ;
- Ils nécessitent un entretien et une maintenance ;
- Ils exigent une présence sur site des équipes : on ne peut pas les utiliser à distance.
De plus, avec l’arrivée de l’Internet haut débit, une alternative révolutionnaire à la téléphonie traditionnelle est apparue : la téléphonie IP.
Avec cette solution, les communications ne passent plus par les lignes analogiques (la fameuse boucle locale cuivre), mais par le réseau internet. Grâce à ce système de fonctionnement, la téléphonie IP permet notamment de réduire les coûts des appels internationaux : quelle que soit la distance, les frais de communication sont les mêmes. Un atout majeur pour les sociétés.
Le softphone représente ainsi l’aboutissement de cette évolution vers la téléphonie IP : il offre la possibilité de transformer un ordinateur (Mac ou PC), une tablette ou un smartphone en un véritable téléphone professionnel. Pour ce faire, il suffit que l’appareil soit connecté à Internet et accède à l’application. Plus besoin d’infrastructure physique, le logiciel softphone se suffit à lui-même.
Comment le softphone fait-il évoluer la collaboration en entreprise ?
Si le softphone révolutionne la collaboration en entreprise, c’est parce qu’il apporte de multiples avantages pour les professionnels. Des avantages notamment permis par son usage, corrélé à une option collaborative de communications unifiées, à l’exemple de l’UcaaS.
Qu’est-ce que l’UcaaS ?
En effet, l’UCaaS (Unified Communications As A Service) est un modèle de service cloud dédié aux communications d’entreprise.
Il regroupe sur une plateforme de très nombreux outils de communication. Cette centralisation apporte une grande fluidité et une simplicité d’utilisation permettant d’optimiser l’ensemble des communications tout en réduisant les coûts pour les entreprises.
Corrélé au softphone, c’est un nouveau monde d’outils collaboratifs qui s’ouvre à vous !
De nombreux outils collaboratifs
- Tout d’abord, le softphone permet aux collaborateurs de passer et de recevoir des appels téléphoniques depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, offrant ainsi une solution idéale n’importe où, n’importe quand. Cette mobilité assure une continuité et une efficacité des communications, indépendamment de la localisation des employés.
- De plus, le softphone a l’avantage de s’associer facilement avec d’autres outils de collaboration : les messageries instantanées, les services d’e-mails ou encore les plateformes de gestion de projet. Des supports de travail et de communication très importants, notamment dans le cas du travail à distance. Cette facilité d’intégration permet de créer un écosystème de communication unifié et fluide, améliorant ainsi toujours plus la collaboration au sein de votre entreprise.
- Le softphone permet également une très bonne gestion des contacts ce qui évite les pertes de données, souvent dispatchées sur plusieurs outils et supports. La gestion des contacts constitue ainsi une force en termes marketing pour toutes entreprises.
- Il intègre de très nombreuses fonctionnalités avancées permettant d’enrichir l’expérience de communication et d’améliorer la collaboration entre les équipes et par extension, tout ceci a un favorable impact sur la productivité : l’enregistrement des appels, le transfert d’appel, la mise en attente, la visioconférence, l’intelligence artificielle.
- Le softphone propose aussi, via l’option UcaaS, des fonctions de partage d’écran et de collaboration en temps réel qui permettent de transformer les réunions virtuelles en de véritables séances de travail collaboratif. Un gain de temps assuré !
- Aussi facile à utiliser qu’à enrichir en nouveaux outils, le softphone se distingue également par son évolutivité, en vous permettant d’ajouter ou de supprimer rapidement une ligne en fonction de vos besoins.
Trois avantages structurels notables
Enfin, il est important de préciser que le softphone présente aussi trois grands avantages, liés à son fonctionnement et sa structure qui sont, à eux tous, autant d’atouts pour l’entreprise :
- Il présente des coûts d’installation et de maintenance plus faibles que la téléphonie analogique.
- Il offre une sécurité renforcée par rapport aux systèmes téléphoniques traditionnels, notamment grâce au cryptage des communications.
- Ses mises à jour et ses maintenances peuvent être effectuées à distance, ce qui facilite grandement sa gestion.
Tout savoir sur le softphone
Vous l’aurez compris : le softphone représente un bond en avant dans la collaboration en entreprise. Mais comment choisir la meilleure solution softphone pour ses collaborateurs ? Comment l’installer et l’utiliser sur ses appareils ? On vous dit tout.
Comment installer un softphone ?
L’installation d’un softphone dépend de la plateforme que vous utilisez dans votre entreprise. En général, vous devez d’abord télécharger l’application softphone depuis le site web du fournisseur ou une plateforme d’applications mobiles. Ensuite, installez l’application et configurez-la avec les informations fournies par votre fournisseur de services, comme l’adresse du serveur, le nom d’utilisateur et le mot de passe.
Comment utiliser un softphone ?
Une fois installé, vous pouvez utiliser le softphone comme un téléphone normal pour passer et recevoir des appels téléphoniques. Il suffit d’ouvrir l’application, de composer le numéro de téléphone ou de sélectionner un contact, et de cliquer sur le bouton d’appel. C’est la logique de click to call. Vous pouvez également utiliser des fonctionnalités supplémentaires comme la vidéoconférence, le partage d’écran ou la messagerie instantanée, selon l’outil que vous utilisez, et lorsque la softphonie est utilisée avec une solution collaborative de communications unifiées : l’UcaaS. Nos experts Bouygues Telecom Entreprises sont là pour vous accompagner dans l’installation de ce logiciel dans votre entreprise, et aider vos collaborateurs à prendre en main leur solution softphone.
Kaoutar Bouchane
Cheffe de produit communications unifiées
