Comment choisir son application de visioconférence ?

Elles se nomment Meet, Zoom, Teams, Webex ou encore Izeeconf. Elles occupent une place croissante dans nos quotidiens professionnels, en lien direct avec le développement du télétravail. Elles, ce sont les applications de visioconférence. Ces solutions, tant adaptées aux outils Windows que Apple, permettent d’organiser des réunions à distance ou des webinaires. En quoi consiste une visioconférence ? Quels en sont les avantages précis ? Quels sont les critères pour choisir son application ? Ou encore quels sont les outils qui ont le vent en poupe en 2023 ? Focus.

Qu’est-ce qu’une visioconférence ?

La visioconférence est un système permettant de communiquer à distance avec une ou plusieurs personnes en simultané, en profitant de la vidéo mais aussi du son. Grâce à cette technologie, il devient possible d’organiser toutes sortes de réunions à distance à partir de son PC ou de son Mac, de son smartphone ou encore depuis sa tablette : entretiens professionnels, meetings, débriefings, conférences, cours en ligne, webinaires, etc.

Quand le développement du réseau sert le succès de la technologie

Auparavant complexe et réservée aux grandes entreprises (salles dédiées à la vidéoconférence), la visioconférence s’est grandement démocratisée depuis 10 ans, et d’autant plus depuis la pandémie. Aujourd’hui, les applications d’appel vidéo ou de visioconférence sont à la portée de tous : TPE, PME, grands comptes, écoles, associations, indépendants. En véritable accélérateur de cette technologie, le développement progressif et continu des réseaux, avec la généralisation de la fibre et de la 5G, permet également d’offrir aux usagers une qualité optimale pour leurs communications. Mais comment réalise-t-on une visioconférence ?

Comment faire une visioconférence ?

Que les outils connectés de votre entreprise soit de type Windows ou bien Apple, il existe toute une kyrielle de solutions pour organiser des visioconférences. Le point commun de ces outils ? La simplicité.

Tout commence par le fait de se connecter à l’interface en ligne d’un des logiciels existants ou bien d’aller sur une application téléchargeable. Ensuite, les modalités diffèrent d’une solution à une autre, mais généralement, il suffit :

• De créer une nouvelle réunion
• De constituer le groupe
• D’expliciter la thématique
• De programmer le créneau de réunion
• D’envoyer les invitations

Ainsi, les invités n’auront qu’à suivre le lien reçu, et l’organisateur à ouvrir son propre rendez-vous ainsi généré. Simple, rapide.

Quels sont les avantages des réunions en visioconférence ?

On le voit, le tout premier avantage de ces solutions est assurément leur simplicité d’usage. Organiser des réunions à distance programmées ou non en 1 clic permet de réunir facilement des employés, clients, partenaires ou élèves qui sont éloignés géographiquement.

L’épanouissement accru des collaborateurs

Parmi les autres avantages, nous pouvons aussi citer l’épanouissement accru des collaborateurs. Gain de temps, efficacité des réunions, sentiment d’appartenance, obtention plus rapide des réponses aux questions posées, meilleure qualité de communication que par un simple appel, les avantages pour les salariés sont nombreux.

Et ces derniers ne s’y trompent pas : échanger et travailler en « face à face » en visioconférence avec ses interlocuteurs fait désormais partie intégrante de l’organisation en télétravail. Même en dehors des cas exceptionnels comme les grèves ou, de manière évidente, lors d’une crise sanitaire, ce mode de travail contribue à l’épanouissement et donc la fidélisation des salariés. Ces derniers peuvent ainsi concilier plus facilement leur vie professionnelle et leur vie personnelle.

La réduction des coûts de déplacement

Autre avantage, pour les collaborateurs comme pour l’entreprise : la réduction des coûts de déplacement. En effet, assez souvent, les réunions regroupent des collaborateurs de l’entreprise, mais également des clients et des partenaires. Organiser ce type de meeting en visioconférence permet à chacun de gagner du temps et d’éviter des coûts de transport inutiles. De plus, l’utilisation d’une application d’appel vidéo ou de visioconférence est plus facile à intégrer dans les agendas et élargit la liste de participants potentiels.

Les réunions physiques ont toutefois l’avantage de favoriser le lien, mais quand les délais sont serrés, la visioconférence constitue un excellent choix. En effet, les conférences vidéo ont l’avantage d’aller droit au but sans omettre la possibilité de créer un véritable échange distant car le format incite naturellement à l’efficacité… Et également à la ponctualité.

L’assiduité plus grande aux réunions

Puisqu’elle évite les déplacements et fait gagner un temps précieux aux participants, la visioconférence augmente également l’assiduité aux réunions. Utiliser une application d’appel vidéo ou de visioconférence apporte donc une valeur ajoutée essentielle, tout en limitant fortement les contraintes. Les collaborateurs, partenaires et clients peuvent ainsi optimiser leur planning, autant que possible.

Une communication plus fluide et naturelle

Enfin, les réunions par visioconférence peuvent remplacer les longs échanges de mail ou les appels téléphoniques. Par rapport à ces deux modes de communication, les réunions visio ont l’avantage de favoriser le langage non-verbal (signes et expressions faciales) et ainsi de rendre la communication plus fluide. De cette manière, les informations peuvent être intégrées bien plus facilement et les solutions peuvent être trouvées plus vite.

Néanmoins, pour profiter au mieux de ces différents avantages, il est important de bien choisir son application d’appel vidéo ou de visioconférence, que vous soyez Windows (Android) ou plutôt Apple (IOS).

Quels sont les critères pour choisir une solution ou un site de visioconférence ?

Quand on recherche une solution de visioconférence, il existe plusieurs critères à prendre en compte : la facilité d’intégration et d’utilisation, le nombre de participants autorisés, la qualité du flux vidéo, la possibilité d’effectuer un partage d’écran, la diversité des fonctionnalités, ou encore la sécurité et la confidentialité des données.

Le niveau de facilité d’usage

Certaines solutions de visioconférence limitées mais gratuites sont très simples à installer sur son outil de travail.

Les versions entreprises (MicroSoft Teams ou Cisco Webex) sont directement intégrées aux outils bureautiques et ont accès aux annuaires de l’entreprise.

Si vous travaillez sur un PC, vous avez par exemple la possibilité d’installer la version gratuite de Microsoft Teams à partir du Microsoft Store, si l’application n’est pas déjà installée sur votre ordinateur. Il est également facile de prendre en main l’outil de visioconférence Google Meet si vous possédez un compte Google. Vous retrouverez alors l’application directement dans l’onglet « Applications Google » sur Chrome.

La simplicité d’utilisation joue un rôle clé dans le choix d’une application d’appel vidéo ou de visioconférence. En effet, il est essentiel que chaque participant comprenne son fonctionnement et parvienne à configurer sa caméra ainsi que son micro. Les fonctionnalités annexes comme le partage d’écran ou l’ajout d’un participant doivent également être faciles à prendre en main.

Le nombre de participants possible

Certains logiciels de visioconférence proposent de faire des réunions avec un nombre de participants très élevé. Microsoft Teams permet ainsi à ses utilisateurs d’organiser des vidéoconférences réunissant jusqu’à 250 personnes. La version « Entreprise » de Zoom offre quant à elle une capacité de réunion par défaut de 300 personnes. Pour Cisco Webex, on parle en milliers de participants. Néanmoins, d’autres solutions sont plus limitées sur ce point. Si votre entreprise a besoin d’organiser des réunions avec un grand nombre de personnes, vous vous orienterez naturellement vers une application professionnelle qui le permet.

La qualité du flux vidéo

Intimement liée au point précédent, la qualité du flux vidéo joue un rôle clé quand on recherche une application de visioconférence. En effet, certaines solutions affichent la possibilité d’organiser des réunions de plusieurs dizaines, voire centaines de personnes, tout en imposant une limite quant au flux vidéo. Ainsi, la qualité de la conférence est directement liée à votre réseau et à la performance votre accès internet. Cela explique la croissance ultra rapide des accès fibre optique.

Le plus souvent, les visioconférences sont réalisées parce qu’il est impossible ou difficile d’organiser une réunion physique. Il n’est donc pas rare que les participants n’aient pas accès à un ordinateur et soient obligés d’utiliser leur smartphone ou leur tablette pour participer à distance. Ceci est d’autant plus vrai que les appareils intelligents gagnent de plus en plus de terrain par rapport aux ordinateurs. Pour offrir une expérience optimale à chaque participant, les leaders mondiaux de l’industrie ont considérablement fait progresser leurs expériences mobiles pour proposer un niveau d’excellence jamais atteint. Bien entendu, elles doivent être conçue pour s’adapter naturellement à la taille de l’appareil ainsi qu’à son interface.

La fonctionnalité partage d’écran

La grande majorité des applications de visioconférence propose un système de partage d’écran. Cette fonctionnalité est importante, puisqu’elle permet de réaliser toutes sortes de tâches : partager une vidéo avec ses équipes, dévoiler un travail accompli aux clients, proposer une présentation PowerPoint à son groupe de travail et travailler ensemble sur son contenu, utiliser un tableau blanc. Aussi, il est important que la fonction de partage d’écran soit bien fonctionnelle et facile à prendre en main.

La variété des fonctionnalités

En plus des classiques appels vidéo et partage d’écran, certaines applications de visioconférence intègrent des fonctionnalités tierces. C’est par exemple le cas de l’enregistrement vidéo & audio, qui donne la possibilité de créer une archive et de visionner à nouveau la conférence. Cette fonction peut notamment permettre de rediffuser la conférence par la suite à ceux qui étaient absents.

Il existe également des solutions de visioconférence qui proposent l’intégration d’applications telles que Google Calendar (pour l’organisation de la réunion) ou Microsoft Powerpoint (pour la diffusion en direct d’un diaporama). Pour les entreprises, quelle que soit leur taille, les fonctionnalités de visioconférence sont souvent intégrées à la solution complète de téléphonie de l’entreprise (Centrex mais également PBX). Dans ce cas, on parle de communications unifiées puisque les utilisateurs ont la possibilité d’accéder à tous les médias disponibles avec un outil unique et facile à manager (ouverture des droits, annuaire unique, support utilisateur, etc.). C’est le cas par exemple de Microsoft Teams et Cisco Webex.

La question du coût

Quand on recherche une solution d’appel vidéo ou de visioconférence, le tarif est naturellement un critère à prendre en compte. La plupart des applications proposent une version gratuite ou une version d’essai ainsi qu’une version premium avec abonnement mensuel. Dans certains cas, l’abonnement peut également être annuel. Il est donc important de sélectionner la solution qui correspond le mieux au budget de l’entreprise.

Quels sont les outils de visioconférence les plus utilisés en 2023 ?

Quelles sont donc ces solutions de vidéoconférence ? Lesquelles sont les plus utilisées en 2023 ? Il existe désormais de nombreuses applications d’appel vidéo ou de visioconférence ayant chacune ses atouts, ses spécificités et ses offres. Voici 8 de ces applications de visioconférence parmi les plus utilisées par les professionnels et leurs caractéristiques.

Meet, le logiciel de vidéo conférence de Google

La visioconférence fait partie des multiples outils que Google met à la disposition des professionnels. Grâce à l’application Google Meet, il est possible pour toute entreprise d’organiser des appels vidéo sécurisés, avec chat vidéo, partage d’écran et partage de fichiers. En outre, l’application permet de profiter des nombreux outils Google.

Zoom, en version gratuite ou payante

Accessible en logiciel ou en version web, Zoom est un outil parfaitement compatible avec les mobiles qui offre de nombreuses options. Une version de base de Zoom est disponible gratuitement et permet d’accueillir jusqu’à 100 participants dans les réunions. L’offre payante, pour les professionnels, permet d’organiser des réunions de 300 personnes.

Teams, la visio simple et efficace

Teams est l’un des logiciels précurseurs de la visioconférence. Toujours très appréciée des entreprises comme des particuliers, cette application d’appel vidéo ou de visioconférence se démarque par sa simplicité et ses nombreuses fonctionnalités : envoi de fichier, messagerie instantanée, partage d’écran.

Izeeconf, l’outil sécurité et personnalisation

Izeeconf est une solution de visioconférence 100 % française proposée aux entreprises par la filiale de Bouygues Telecom Entreprises. Cette application est disponible entièrement en ligne. Elle permet d’effectuer des communications sécurisées et de profiter d’une interface aux couleurs de la charte d’entreprise. De nombreux outils collaboratifs sont également mis à la disposition des utilisateurs.

Webex, l’appli pionnière des conférences en ligne

Webex fait office de pionnier dans les outils de visioconférence pour les entreprises. Il propose plusieurs fonctionnalités, depuis les simples conférences audios jusqu’au travail collaboratif. Le forfait Entreprise, dont le prix est à la carte, permet d’accueillir plus de 1000 utilisateurs en visioconférence. Depuis 2007, Cisco complète le tout par une offre matérielle (téléphones sur IP, écrans, caméras), mais aussi de multiples innovations (traduction en temps réel, retranscription automatique, incrustation de fonds virtuels en arrière-plan, reconnaissance de gestes…).

LiveStorm, appels vidéos et webinars

LiveStorm est un outil très complet qui permet d’organiser des réunions et des événements virtuels en tous genres. Il est seulement disponible en version premium, mais propose une version d’essai gratuite. LiveStorm met plus particulièrement en avant son logiciel de webinar pour les entreprises.

TeamViewer, des meetings en 4K

Leader du partage d’écran à distance, TeamViewer a développé la solution Blizz. Cette application de visioconférence permet de passer des appels vidéo en 4 k. Blizz est accessible en version gratuite, pour 5 participants au maximum. La version payante offre de nombreuses autres options.

Jitsi, la visio opensource

Jitsi n’est pas le plus connu des outils de visioconférence, et pourtant il a de la ressource ! C’est un logiciel de visioconférence totalement open-source et 100% gratuit. Son concept ? Une webconférence se doit d’être de bonne qualité, tant en termes d’image que de son. En étant open-sourcé (c’est à dire conçu avec un code source laissé libre pour être exploité par des développeurs), Jitsi se révèle être une très bonne base pour développer une application chartée aux couleurs de l’entreprise.

Quel est le meilleur logiciel de visioconférence gratuit ?

C’est « LA » question que l’on se pose lorsque l’on recherche un outil de vidéoconférence, notamment gratuit. La réponse est assurément : tous dépend de vos usages, des besoins en outils complémentaires, de votre budget, du nombre moyen de participants, etc. Posez-vous ces questions avant de choisir.

Ce qu’il faut retenir :

• La visioconférence s’est largement démocratisée depuis 10 ans, avec l’avènement de solutions simples d’utilisation.
• Les avantages de la vidéo sont nombreux : l’épanouissement accru des collaborateurs, la réduction des coûts de déplacement, l’assiduité plus grande aux réunions, une communication plus fluide.
• Il existe de nombreuses applications que l’on peut choisir en fonction des critères suivants : facilité d’usage, nombre possible de participants, qualité du flux vidéo, présence de la fonctionnalité partage d’écran, variété des fonctionnalités complémentaires, coût.
• Principales solutions : Meet, Zoom, Teams, Izeeconf, Webex, Livestorm, Teamwiever, Jitsi.